|
Απάντηση σε μήνυμα ή προώθηση μηνύματος
|
Για να απαντήσετε σε ένα μήνυμα, επιλέξτε το μήνυμα στο οποίο θέλετε να απαντήσετε. Αν επιθυμείτε να απαντήσετε μόνο στον αποστολέα, κάντε κλικ στο κουμπί Απάντηση. Ενώ για να απαντήσετε σε όλους τους παραλήπτες, κάντε κλικ στο κουμπί Απάντηση σε όλους και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή.
Για να προωθήσετε ένα μήνυμα, επιλέξτε το μήνυμα το οποίο θέλετε να προωθήσετε και κάντε κλικ στο κουμπί Προώθηση. Πληκτρολογήστε ονόματα παραληπτών στα πλαίσια Προς, Κοιν. και Ιδιαίτ. Κοιν. Για να επιλέξετε ονόματα παραληπτών από λίστα, κάντε κλικ στο κουμπί Προς, Κοιν ή Ιδιαίτ. κοιν.
Εάν προωθείτε πολλά μηνύματα, πληκτρολογήστε το θέμα του μηνύματος στο πλαίσιο Θέμα και κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή.
Σημείωση. Εάν επιλέξετε πολλά μηνύματα, θα προωθηθούν ως συνημμένα σε ένα νέο μήνυμα.
|
|
Αυτόματη απάντηση σε εισερχόμενα μηνύματα ενώ είστε εκτός γραφείου
Για αυτήν τη δυνατότητα απαιτείται η χρήση λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Microsoft Exchange Server. Οι περισσότεροι λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω υπηρεσίας παροχής Internet (ISP) είναι λογαριασμοί POP3 και δεν υποστηρίζουν αυτήν τη δυνατότητα.
Για αυτόματη απάντηση σε εισερχόμενα μηνύματα ενώ είστε εκτός γραφείου, στο μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην εντολή Βοηθός Εκτός Γραφείου. Η εντολή Βοηθός Εκτός Γραφείου δεν εμφανίζεται, εκτός εάν χρησιμοποιείτε ένα λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Exchange Server. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αυτήν τη στιγμή είμαι εκτός γραφείου και στο πλαίσιο Αυτόματη απάντηση μόνο μία φορά σε κάθε αποστολέα με το ακόλουθο κείμενο, πληκτρολογήστε το μήνυμα που θέλετε να αποστέλλεται σε άλλα άτομα, όταν λείπετε.
Εάν θέλετε, μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες για τη διαχείριση της εισερχόμενης αλληλογραφίας σας. Στο μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην εντολή Βοηθός Εκτός Γραφείου. Η εντολή Βοηθός Εκτός Γραφείου δεν εμφανίζεται, εκτός εάν χρησιμοποιείτε ένα λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Exchange Server. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη κανόνα. Στην περιοχή Όταν λαμβάνεται μήνυμα που ικανοποιεί τις ακόλουθες συνθήκες, καθορίστε τις συνθήκες του κανόνα που πρέπει να ικανοποιεί το μήνυμα, ώστε να πραγματοποιηθεί η ενέργεια.
Για να καθορίσετε περισσότερες συνθήκες, κάντε κλικ στο κουμπί Πρόσθετα κριτήρια, ενεργοποιήστε τις επιλογές που θέλετε και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Για να καθορίσετε ότι αυτός ο κανόνας θα πρέπει να εφαρμοστεί τελευταίος, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Να μην γίνει επεξεργασία των επόμενων κανόνων.
Στην περιοχή Να εκτελούνται οι εξής ενέργειες, κάντε κλικ στις επιλογές που θέλετε. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε πολλές επιλογές.
Σημείωση. Εάν ορίσετε ότι ένα μήνυμα πρέπει να διαγραφεί, οι κανόνες που έπονται του κανόνα διαγραφής στη λίστα κανόνων στο παράθυρο διαλόγου Βοηθός Εκτός Γραφείου, δεν επηρεάζουν το μήνυμα.
|
|
|
Δημιουργία προτύπου απαντητικού μηνύματος
Ελέγξτε ότι δεν χρησιμοποιείτε το Microsoft Office Word ως το προεπιλεγμένο πρόγραμμα επεξεργασίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να το διαπιστώσετε αυτό, στο μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στις Επιλογές. Στη συνέχεια, στην καρτέλα Μορφή αλληλογραφίας, στην περιοχή Μορφή μηνύματος, βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου Χρήση του Microsoft Office Word 2003 για την επεξεργασία μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι επιλεγμένο. Θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί το ενσωματωμένο πρόγραμμα επεξεργασίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook ως προεπιλεγμένο πρόγραμμα επεξεργασίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Στο μενού Αρχείο, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην εντολή Δημιουργία και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή Μήνυμα αλληλογραφίας. Στο παράθυρο του μηνύματος, στο μενού Μορφή, κάντε κλικ στην εντολή Απλό κείμενο. Όταν εμφανιστεί το προειδοποιητικό μήνυμα που σας πληροφορεί ότι καταργείτε όλη την τρέχουσα μορφοποίηση, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι.
Στο σώμα του μηνύματος, πληκτρολογήστε την απάντηση που θέλετε να αποστέλεται αυτόματα. Στο παράθυρο του μηνύματος, στο μενού Αρχείο, κάντε κλικ στην εντολή Αποθήκευση ως. Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, στη λίστα Αποθήκευση ως τύπου, κάντε κλικ στην επιλογή Πρότυπο του Outlook. Τέλος, στο πλαίσιο Όνομα αρχείου πληκτρολογήστε ένα όνομα για το πρότυπο απάντησης και κατόπιν κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.
|
|
|
Δημιουργία κανόνα για αυτόματη απάντηση σε νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
|
Στο μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην εντολή Κανόνες και Ειδοποιήσεις. Κατόπιν, στο παράθυρο διαλόγου Κανόνες και ειδοποιήσεις, κάντε κλικ στην εντολή Δημιουργία κανόνα. Στη συνέχεια, επιλέξτε Έναρξη από κενό κανόνα και Ελεγχος μηνυμάτων κατά την άφιξή τους και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
Στην περιοχή Ποιες συνθήκες θέλετε να ελεγχθούν, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποστολή μόνο σε μένα και άλλα κριτήρια που τυχόν θέλετε και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
Στην περιοχή Τι θέλετε να κάνετε με το μήνυμα, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Απάντηση χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο πρότυπο. Στην περιοχή Βήμα 2: Επεξεργασία περιγραφής κανόνα (κάντε κλικ σε μια υπογραμμισμένη τιμή), κάντε κλικ σε ένα συγκεκριμένο πρότυπο.
Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή προτύπου απάντησης, στο πλαίσιο Διερεύνηση σε, επιλέξτε Πρότυπα χρήστη στο σύστημα αρχείων. Επιλέξτε το πρότυπο που δημιουργήσατε στην προηγούμενη ενότητα, κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα και στο κουμπί Επόμενο.
Προαιρετικά, επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου για τυχόν εξαιρέσεις στον κανόνα αυτόματης απάντησης και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
Στην περιοχή Βήμα 1: Ορίστε ένα όνομα για τον κανόνα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για την αυτόματη απάντηση και κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.
|
|
|
Αυτόματη απάντηση (λογαριασμός POP3 ή IMAP)
|
POP3 είναι ένα διαδεδομένο πρωτόκολλο που χρησιμοποιείται για τη λήψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Internet.
Πρωτόκολλο IMAP (Internet Message Access Protocol) είναι αντίθετα με τα πρωτόκολλα ηλεκτρονικών μηνυμάτων του Internet, όπως το POP3. Το πρωτόκολλο IMAP δημιουργεί φακέλους σε ένα διακομιστή για να αποθηκεύσει/οργανώσει μηνύματα για ανάκτηση από άλλους υπολογιστές. Μπορείτε απλά να διαβάσετε τις κεφαλίδες μηνυμάτων και να επιλέξετε τα μηνύματα που θα κάνετε λήψη.
Ο Βοηθός Εκτός Γραφείου είναι μια δυνατότητα διαθέσιμη σε λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Microsoft Exchange Server. Εάν χρησιμοποιείτε λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Exchange, μπορείτε να ρυθμίσετε τον Οδηγό Εκτός Γραφείου έτσι ώστε να πληροφορεί αυτόματα τα άτομα που σάς αποστέλλουν μήνυμα ότι δεν είστε διαθέσιμοι. Ο Βοηθός Εκτός Γραφείου δεν είναι διαθέσιμος σε προφίλ του Outlook χωρίς λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Exchange.
Εάν το προφίλ σας δεν περιλαμβάνει λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Exchange, μπορείτε να συνδυάσετε ένα πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook με κανόνες του Outlook για να προσομοιώσετε τη λειτουργικότητα του Οδηγού Εκτός Γραφείου. Χρησιμοποιώντας αυτόν το συνδυασμό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον προσωπικό σας λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου POP3 ή IMAP για να αποστέλλετε αυτόματες απαντήσεις σε εισερχόμενα μηνύματα.
|
|
|
Αλλαγή εμφάνισης προωθημένων/απαντημένων μηνυμάτων
Στο κυρίως παράθυρο του Microsoft Outlook, από το μενού Εργαλεία κάντε κλικ στην εντολή Επιλογές και επιλέξτε την καρτέλα Προτιμήσεις, κατόπιν κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
|
Αλλαγή της μορφής μηνυμάτων που έχουν προωθηθεί
Στο πλαίσιο Κατά την προώθηση μηνύματος, κάντε κλικ στην επιλογή που θέλετε.
Αλλαγή της μορφής μηνυμάτων που έχουν απαντηθεί
Στο πλαίσιο Κατά την απάντηση σε μήνυμα, κάντε κλικ στην επιλογή που θέλετε.
Αλλαγή του χαρακτήρα που χρησιμοποιείται ως πρόθεμα για μηνύματα που έχουν απαντηθεί ή προωθηθεί
Στο πλαίσιο Κατά την απάντηση σε μήνυμα ή στο πλαίσιο Κατά την προώθηση μηνύματος κάντε κλικ στην επιλογή Πρόθεμα σε κάθε γραμμή του αρχικού μηνύματος. Στο πλαίσιο Πρόθεμα σε κάθε γραμμή, πληκτρολογήστε το χαρακτήρα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
|
|
|
Προσαρμογή του κειμένου επισήμανσης επισήμανση σχολίων σε μήνυμα
|
Από το μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην εντολή Επιλογές και στο κουμπί Επιλογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Επισήμανση των σχολίων με και πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για το χαρακτηρισμό των σχολίων σας.
Σημείωση. Οταν απαντάτε σε ένα μήνυμα, θα χρησιμοποιείτε αυτό το κείμενο ως αναγνωριστικό των σχολίων που κάνετε στο κυρίως κείμενο του αρχικού μηνύματος του αποστολέα.
|
Κατάργηση της επισήμανσης σχολίων από μια απάντηση σε μήνυμα
Από το μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην εντολή Επιλογές και επιλέξτε την καρτέλα Προτιμήσεις. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στην περιοχή Σε απαντήσεις και προωθήσεις, απενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Επισήμανση των σχολίων με.
|
|
|
Αποστολή απαντητικού μηνύματος σε τρίτους
|
Δημιουργήστε ένα μήνυμα και κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές. Στην περιοχή Επιλογές παράδοσης, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Αποστολή απαντήσεων σε. Τέλος, πληκτρολογήστε το όνομα ενός άλλου ατόμου ή κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή ονομάτων για να επιλέξετε από μια λίστα.
Σημείωση. Δεν μπορείτε να αποστείλετε απαντήσεις σε μια λίστα διανομής. Προσωπική λίστα διανομής είναι η συλλογή διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δημιουργείτε και προσθέτετε στο Βιβλίο διευθύνσεων του Outlook ως ένα ψευδώνυμο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν στέλνετε ένα μήνυμα σε μια λίστα διανομής, πηγαίνει σε κάθε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της λίστας.
|
|
|
Απάντηση σε πληροφορίες ενός δημοσίου φακέλου
Αρχικά, ανοίξτε τον δημόσιο φάκελο που περιέχει τις καταχωρημένες πληροφορίες, στις οποίες θέλετε να απαντήσετε. Για να ανοίξετε τον δημόσιο φάκελο, στη Λίστα φακέλων, στο Παράθυρο περιήγησης, κάντε κλικ στην επιλογή Δημόσιοι φάκελοι και στη συνέχεια κάντε κλικ στο φάκελο που θέλετε να ανοίξετε. Η λίστα φακέλων εμφανίζει τους διαθέσιμους φακέλους γραμματοκιβώτιό σας. Για να προβάλετε τους υποφακέλους, κάντε κλικ στο σύμβολο συν (+) δίπλα από το φάκελο. Αν δεν εμφανίζεται η λίστα φακέλων, τότε κάντε κλικ στην εντολή "Λίστα φακέλων" του μενού "Μετάβαση".
Εάν ο φάκελος που θέλετε να ανοίξετε βρίσκεται μέσα σε έναν άλλο φάκελο, κάντε κλικ στο σύμβολο συν (+) δίπλα σε κάθε υποφάκελο, μέχρι να βρείτε το φάκελο που θέλετε.
|
Καταχώριση απάντησης σε πληροφορίες σε δημόσιο φάκελο
Ανοίξτε το στοιχείο ή το αρχείο, στο οποίο θέλετε να καταχωρήσετε μια απάντηση. Για να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη φόρμα, για να απαντήσετε σε καταχωρημένες πληροφορίες, από το μενού Ενέργειες, κάντε κλικ στην εντολή Καταχώρηση απάντησης σε φάκελο. Στη φόρμα, πληκτρολογήστε τις πληροφορίες που θέλετε να καταχωρήσετε και κάντε κλικ στο κουμπί Καταχώρηση.
Απάντηση στο πρόσωπο που καταχώρησε πληροφορίες σε δημόσιο φάκελο
Επιλέξτε το στοιχείο ή το αρχείο, στο οποίο θέλετε να απαντήσετε και κάντε κλικ στο κουμπί Απάντηση  Πληκτρολογήστε την απάντησή σας και κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή.
|
|
|
]
Φιλική Εκτύπωση Σελίδας
