|
Χώροι εργασίας εγγράφων
Μια τοποθεσία χώρου εργασίας εγγράφων είναι μια τοποθεσία του Microsoft Windows SharePoint Services η οποία επικεντρώνεται γύρω από ένα ή περισσότερα έγγραφα. Οι συνάδελφοι μπορούν εύκολα να εργαστούν μαζί στο έγγραφο - είτε άμεσα στο αντίγραφο του χώρου εργασίας εγγράφων είτε στο δικό τους αντίγραφο, το οποίο μπορούν να ενημερώνουν περιοδικά με αλλαγές που έχουν αποθηκευτεί στο αντίγραφο της τοποθεσίας χώρου εργασίας εγγράφων.
|
Δημιουργία χώρων εργασίας εγγράφων
Συνήθως, όταν χρησιμοποιείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να στείλετε ένα έγγραφο ως κοινόχρηστο συνημμένο, δημιουργείτε ένα χώρο εργασίας εγγράφων. Ως αποστολέας του κοινόχρηστου συνημμένου, γίνεστε ο διαχειριστής του χώρου εργασίας εγγράφων και όλοι οι παραλήπτες γίνονται μέλη του χώρου εργασίας εγγράφων, όπου τους παραχωρούνται δικαιώματα να συμβάλουν στην τοποθεσία.
Αλλος συνήθης τρόπος δημιουργίας χώρου εργασίας εγγράφων είναι να χρησιμοποιείτε το παράθυρο εργασιών Κοινόχρηστος χώρος εργασίας (μενού Εργαλεία) σε πρόγραμμα του Microsoft Office. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιείτε εντολές σε μια τοποθεσία του Windows SharePoint Services για να δημιουργήσετε ένα χώρο εργασίας εγγράφων.
Oταν δημιουργείτε χώρο εργασίας εγγράφων από κοινόχρηστο συνημμένο, η τοποθεσία φέρει το ίδιο όνομα με το έγγραφο στο οποίο βασίζεται. Όταν δημιουργείτε χώρο εργασίας εγγράφων από το παράθυρο εργασιών Κοινόχρηστος χώρος εργασίας ή χρησιμοποιώντας εντολές σε τοποθεσία του Windows SharePoint Services, μπορείτε να ορίσετε οποιοδήποτε όνομα για την τοποθεσία.
Σημείωση. Oταν χρησιμοποιείτε το παράθυρο εργασιών Κοινόχρηστος χώρος εργασίας, μπορείτε να δημιουργήσετε Χώρους εργασίας εγγράφων μόνο στο Microsoft Office Word 2003, το Microsoft Office Excel 2003, το Microsoft Office PowerPoint 2003 και το Microsoft Office Visio 2003.
Oταν δημιουργείτε χώρο εργασίας εγγράφων, το έγγραφο του Office αποθηκεύεται σε βιβλιοθήκη εγγράφων στο νέο χώρο εργασίας εγγράφων, όπου τα μέλη μπορούν να έχουν δυνατότητα πρόσβασης σε αυτήν ανοίγοντάς την σε πρόγραμμα περιήγησης στο Web ή σε πρόγραμμα του Microsoft Office.
Δυνατότητες του χώρου εργασίας εγγράφων
Επειδή ο χώρος εργασίας εγγράφων είναι μια τοποθεσία του Windows SharePoint Services, τα μέλη μπορούν να χρησιμοποιούν τις δυνατότητες του Windows SharePoint Services, όπως η χρήση της Λίστας εργασιών για να αναθέτει ο ένας στον άλλον εργασίες που πρέπει να γίνουν, η χρήση της Λίστας συνδέσεων για τη δημιουργία υπερ-συνδέσεων με υλικά πόρων και η αποθήκευση σχετιζόμενων ή συνοδευτικών εγγράφων στη βιβλιοθήκη εγγράφων.
Όταν ανοίξετε το χώρο εργασίας εγγράφων σε πρόγραμμα περιήγησης στο Web, μπορείτε να τον προσαρμόστε όπως θα κάνατε με οποιαδήποτε τοποθεσία του Windows SharePoint Services στο Web.
Ενημέρωση εγγράφου
Σημείωση. Η ενημέρωση εγγράφων διατίθεται μόνο για έγγραφα και Ιστοσελίδες ενός αρχείου (MHTML) στο Microsoft Office Word 2003, το Microsoft Office Excel 2003, το Microsoft Office PowerPoint 2003, για έγγραφα, μόνο, στο Microsoft Office Visio 2003 και για αρχεία XML στο Word και το Excel.
Όταν χρησιμοποιείτε το Word, Excel, PowerPoint, ή το Visio για να ανοίξετε ένα τοπικό αντίγραφο του εγγράφου στο οποίο βασίζεται ο χώρος εργασίας εγγράφων, το πρόγραμμα του Microsoft Office λαμβάνει περιοδικές ενημερώσεις από το χώρο εργασίας εγγράφων και τις καθιστά διαθέσιμες σε σας - για παράδειγμα, εάν άλλα μέλη επεξεργάζονται τα δικά τους αντίγραφα του εγγράφου και αποθηκεύουν τις αλλαγές αυτές στο χώρο εργασίας εγγράφων.
Εάν οι αλλαγές στο αντίγραφο του χώρου εργασίας δημιουργούν διένεξη με τις αλλαγές που εσείς κάνατε στο δικό σας αντίγραφο, μπορείτε να επιλέξετε το αντίγραφο που θα κρατήσετε.
Όταν ολοκληρώσετε την επεξεργασία του δικού σας αντιγράφου, μπορείτε να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας στο χώρο εργασίας εγγράφων, όπου θα είναι διαθέσιμες για τα άλλα μέλη ώστε να τις ενσωματώσουν στα δικά τους αντίγραφα του εγγράφου.
Σημείωση. Οι λεπτομέρειες του τρόπου συγχώνευσης αλλαγών και επίλυσης διενέξεων μεταξύ αντιγράφων του εγγράφου διαφέρουν για τα Word, Excel, PowerPoint και Visio.
|
|
Κοινόχρηστα συνημμένα
|
Όταν αποστέλλετε ένα αρχείο ως κοινόχρηστο συνημμένο, δημιουργείται μια τοποθεσία χώρου εργασίας εγγράφων για το συνημμένο στην τοποθεσία του Microsoft Windows SharePoint Services που θα προσδιορίσετε. Ο χώρος εργασίας εγγράφων φέρει το ίδιο όνομα με το συνημμένο αρχείο.
Σημείωση. Εάν επισυνάψετε περισσότερα από ένα αρχεία, ο χώρος εργασίας εγγράφων φέρει το όνομα του πρώτου αρχείου από τη λίστα των συνημμένων.
|
Μέλη του χώρου εργασίας εγγράφων
|
Ως αποστολέας του κοινόχρηστου συνημμένου, γίνεστε ο διαχειριστής του χώρου εργασίας εγγράφων και όλοι οι παραλήπτες γίνονται μέλη του χώρου εργασίας εγγράφων, όπου είναι μέλη της ομάδας τοποθεσιών συνεργατών.
Οι παραλήπτες μπορούν να ανοίξουν το συνημμένο ή μπορούν να ακολουθήσουν τη σύνδεση η οποία προστίθεται αυτόματα στο μήνυμα. Η σύνδεση μεταβαίνει στην κεντρική σελίδα του χώρου εργασίας εγγράφων, όπου αντίγραφο του συνημμένου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποθηκεύεται στη βιβλιοθήκη Κοινόχρηστων εγγράφων.
|
|
|
Δημιουργία χώρου εργασίας εγγράφων
|
Δημιουργία χώρου εργασίας εγγράφων, αποστέλλοντας ένα κοινόχρηστο συνημμένο
Αρχικά, στο Microsoft Office Outlook 2003, ξεκινήστε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στο πλαίσιο Προς, πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς τα άτομα τα οποία θέλετε να είναι μέλη της τοποθεσίας του χώρου εργασίας εγγράφων.
Σημείωση. Στους παραλήπτες που αναφέρονται στις γραμμές Προς και Κοιν. θα δοθούν αυτόματα δικαιώματα για να συμβάλουν στην τοποθεσία. Στους παραλήπτες που αναφέρονται στη γραμμή Ιδιαίτ. κοιν. δεν χορηγείται αυτόματη δυνατότητα πρόσβασης στην τοποθεσία και θα πρέπει να ζητήσουν δικαιώματα.
Στη συνέχεια, στο πλαίσιο Θέμα, πληκτρολογήστε ένα θέμα για το μήνυμά σας. Στο μενού Εισαγωγή, κάντε κλικ στην εντολή Αρχείο και στο έγγραφο που θέλετε να εισαγάγετε. Μετά κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή.
Εάν το παράθυρο εργασιών Επιλογές συνημμένου δεν είναι ορατό, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές συνημμένου. Στο παράθυρο εργασιών Επιλογές συνημμένου, κάντε κλικ στην επιλογή Κοινόχρηστα συνημμένα και στο πλαίσιο Δημιουργία χώρου εργασίας εγγράφων στο, κάντε κλικ ή πληκτρολογήστε τη διεύθυνση στο Web (URL) μιας τοποθεσίας του Microsoft Windows SharePoint Services στο Web όπου θα βρίσκεται η τοποθεσία του χώρου εργασίας εγγράφων.
Σημείωση. Ο χώρος εργασίας εγγράφων θα δημιουργηθεί ως δευτερεύουσα τοποθεσία της τοποθεσίας του Windows SharePoint Services, επομένως θα πρέπει να έχετε δικαιώματα για να δημιουργήσετε χώρους εργασίας εγγράφων σε αυτήν την τοποθεσία στο Web.
Τέλος, πληκτρολογήστε ένα μήνυμα εκτός από το στερεότυπο, εάν το επιθυμείτε, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή.
Σημείωση. Εάν θέλετε να προσθέσετε περισσότερα μέλη μετά την αποστολή του κοινόχρηστου συνημμένου, ανοίξτε το έγγραφο και στην καρτέλα Μέλη  του παραθύρου εργασιών Κοινόχρηστος χώρος εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη νέων μελών.
Χρησιμοποιήστε το κουμπί Δημιουργία στο παράθυρο εργασιών Κοινόχρηστος χώρος εργασίας
Σημείωση. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο εργασιών Κοινόχρηστος χώρος εργασίας, για να δημιουργήσετε χώρο εργασίας εγγράφων μόνο στο Microsoft Office Word 2003, το Microsoft Office Excel 2003, το Microsoft Office PowerPoint 2003 ή το Microsoft Office Visio 2003.
Χρησιμοποιήστε το κουμπί Δημιουργία στο παράθυρο εργασιών Κοινόχρηστος χώρος εργασίας. Ανοίξτε το έγγραφο σε Word, Excel, PowerPoint ή Visio. Από το μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην εντολή Κοινόχρηστος χώρος εργασίας.
Στο παράθυρο εργασιών Κοινόχρηστος χώρος εργασίας, κάντε κλικ ή πληκτρολογήστε τη διεύθυνση στο Web (URL) μιας τοποθεσίας του Microsoft Windows SharePoint Services στο Web όπου θα βρίσκεται ο χώρος εργασίας εγγράφων.
Σημείωση. Ο χώρος εργασίας εγγράφων θα δημιουργηθεί ως δευτερεύουσα τοποθεσία της τοποθεσίας του Windows SharePoint Services, επομένως θα πρέπει να έχετε δικαιώματα για να δημιουργήσετε χώρους εργασίας εγγράφων σε αυτήν την τοποθεσία στο Web.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία. Στην καρτέλα Μέλη του παραθύρου εργασιών Κοινόχρηστος χώρος εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη νέων μελών. Πληκτρολογήστε ονόματα χρηστών ή διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τα μέλη που θέλετε να προσκαλέσετε στο χώρο εργασίας εγγράφων, τα οποία θα διαχωρίζονται με κόμματα.
Εάν θέλετε τα μέλη να έχουν δικαιώματα διαφορετικά από τα δικαιώματα της ομάδας τοποθεσιών συνεργατών, επιλέξτε διαφορετική ομάδα τοποθεσιών.
Εάν θέλετε, στείλτε πρόσκληση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Δημιουργία ιδιωτικού χώρου εργασίας εγγράφων για ένα έγγραφο που έχει ήδη δημοσιευτεί σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων
Δημιουργήστε το χώρο εργασίας εγγράφων στο Microsoft Office Word 2003, το Microsoft Office Excel 2003, Microsoft Office PowerPoint 2003 ή το Microsoft Office Visio 2003.
Σημείωση. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο εργασιών Κοινόχρηστος χώρος εργασίας για να δημιουργήσετε χώρο εργασίας εγγράφων μόνο στο Word, Excel, PowerPoint ή το Visio, σε περίπτωση που το έγγραφο δεν βρίσκεται ήδη σε χώρο εργασίας εγγράφων.
Στη βιβλιοθήκη εγγράφων, ανοίξτε το έγγραφο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Στο παράθυρο εργασιών Κοινόχρηστος χώρος εργασίας, κάντε κλικ στην καρτέλα Έγγραφα  και στο βέλος δίπλα από το όνομα του ενεργού εγγράφου. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο στοιχείο Δημιουργία χώρου εργασίας εγγράφων και στο κουμπί Ναι. Στην καρτέλα Μέλη του νέου παραθύρου εργασιών Κοινόχρηστος χώρος εργασίας, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη νέων μελών.
Πληκτρολογήστε ονόματα χρηστών ή διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τα μέλη που θέλετε να προσκαλέσετε στο χώρο εργασίας εγγράφων, τα οποία θα διαχωρίζονται με κόμματα. Εάν θέλετε τα μέλη να έχουν δικαιώματα διαφορετικά από τα δικαιώματα της ομάδας τοποθεσιών συνεργατών, επιλέξτε διαφορετική ομάδα τοποθεσιών. Εάν θέλετε, στείλτε πρόσκληση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Πριν κλείσετε το έγγραφο, κάντε κλικ στην καρτέλα Εγγραφα , κάντε κλικ στο βέλος δίπλα από το όνομα του ενεργού εγγράφου, και, κατόπιν, κλικ στην εντολή Αποθήκευση αντιγράφου με δυνατότητα ενημέρωσης. Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, επιλέξτε μια τοποθεσία για το αντίγραφο με δυνατότητα ενημέρωσης και, κατόπιν, κάντε κλικ στην εντολή Αποθήκευση, χωρίς να αλλάξετε το όνομα του αρχείου.
Συμβουλή. Αφού εργαστείτε στο έγγραφο του χώρου εργασίας εγγράφων, μπορείτε να ενημερώσετε το αρχικό αντίγραφο. Στην καρτέλα Εγγραφα στο παράθυρο εργασιών Κοινόχρηστος χώρος εργασίας, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα από το όνομα του ενεργού εγγράφου και στη συνέχεια κάντε κλικ στο στοιχείο Δημοσίευση στη θέση προέλευσης.
Δημιουργήστε χώρο εργασίας εγγράφων σε βιβλιοθήκη εγγράφων
Σε πρόγραμμα περιήγησης στο Web, μεταβείτε στη βιβλιοθήκη εγγράφων όπου είναι αποθηκευμένο το έγγραφο. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο όνομα του εγγράφου, κάντε κλικ στο βέλος Επεξεργασία που εμφανίζεται και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία χώρου εργασίας εγγράφων.
Συμβουλή. Αφού εργαστείτε στο έγγραφο του χώρου εργασίας εγγράφων, μπορείτε να ενημερώσετε το αρχικό αντίγραφο κάνοντας κλικ στην επιλογή Δημοσίευση στη θέση προέλευσης στη σελίδα της βιβλιοθήκης εγγράφων στο χώρο εργασίας εγγράφων.
Δημιουργήστε τοποθεσία χώρου εργασίας εγγράφων σε πρόγραμμα περιήγησης στο Web
Μεταβείτε σε μια τοποθεσία του Microsoft Windows SharePoint Services στο Web όπου έχετε δικαιώματα για δημιουργία χώρων εργασίας εγγράφων.
Σημείωση. Ισως χρειαστεί να επικοινωνήσετε με ένα διαχειριστή για να βεβαιωθείτε ότι η ομάδα τοποθεσιών σας έχει δικαιώματα δημιουργίας χώρων εργασίας εγγράφων.
Στην κύρια γραμμή συνδέσεων, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία. Στη σελίδα "Δημιουργία", στην ενότητα Ιστοσελίδες, κάντε κλικ στην επιλογή Τοποθεσίες και χώροι εργασίας. Πληκτρολογήστε έναν τίτλο, μια περιγραφή και μια διεύθυνση στο Web (URL) και κάντε κλικ σε μια ρύθμιση δικαιωμάτων. Στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία. Στη σελίδα "Επιλογή προτύπου", κάντε κλικ στην επιλογή Χώρος εργασίας εγγράφων στο πλαίσιο Πρότυπο και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK.
|
|
|
]
Φιλική Εκτύπωση Σελίδας
