|
Πληροφορίες για τις μορφές μηνυμάτων
|
Ανεξάρτητα από το πρόγραμμα επεξεργασίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιείτε, το Microsoft Outlook μπορεί να στέλνει και να λαμβάνει μηνύματα μορφής HTML, απλού κειμένου και εμπλουτισμένου κειμένου του Outlook.
Μορφή HTML (προεπιλογή)
Οταν δημιουργείτε ένα μήνυμα στο Outlook, η προεπιλεγμένη μορφή του είναι HTML. Αυτή η μορφή υποστηρίζει μορφοποίηση κειμένου, αρίθμηση, κουκκίδες, στοίχιση, οριζόντιες γραμμές, εικόνες (συμπεριλαμβανομένων των επιλογών φόντου), στυλ HTML, επιστολόχαρτα, υπογραφές και συνδέσεις με ιστοσελίδες. Επειδή τα πιο διαδεδομένα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιούν τη μορφή HTML, αυτή είναι η μορφή που συνιστάται για την αλληλογραφία μέσω Internet. Αυτή η μορφή συνιστάται επίσης εάν στέλνετε τα περισσότερα από τα μηνύματά σας σε μια εταιρεία που χρησιμοποιεί Microsoft Exchange Server.
Μορφή απλού κειμένου του Outlook
Η μορφή απλού κειμένου είναι αναγνωρίσιμη από όλα τα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να ρυθμίσετε το Outlook ώστε να ανοίγει όλα τα μηνύματα που λαμβάνετε σε μορφή απλού κειμένου. Ωστόσο, η μορφή απλού κειμένου δεν υποστηρίζει έντονη και πλάγια γραφή, έγχρωμες γραμματοσειρές ή άλλη μορφοποίηση κειμένου. Δεν υποστηρίζει επίσης εικόνες που εμφανίζονται απευθείας στο κυρίως κείμενο του μηνύματος (αν και μπορείτε να τις συμπεριλάβετε ως συνημμένα).
Μορφή εμπλουτισμένου κειμένου του Outlook
Η μορφή εμπλουτισμένου κειμένου του Outlook (RTF) είναι μια μορφή της Microsoft την οποία αναγνωρίζουν μόνο τα εξής προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Microsoft Exchange Client εκδόσεις 5.0 and 4.0, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook 2002, Outlook 2000, Outlook 98 και Outlook 97. Μπορείτε να χρησιμοποιείτε τη μορφή RTF για να στέλνετε μηνύματα σε μια εταιρεία η οποία χρησιμοποιεί τον Microsoft Exchange Server, αλλά συνιστάται η χρήση της μορφής HTML. Η μορφή RTF υποστηρίζει τη μορφοποίηση κειμένου, συμπεριλαμβανομένων των κουκκίδων, της στοίχισης και των συνδεδεμένων αντικειμένων. Το Outlook μετατρέπει αυτόματα τα μηνύματα της μορφής RTF σε μορφή HTML, όταν στέλνετε μήνυμα σε έναν παραλήπτη μέσω Internet, έτσι ώστε να διατηρηθεί η μορφοποίηση του μηνύματος και να παραληφθούν σωστά τα συνημμένα. Το Outlook επίσης διαμορφώνει αυτόματα τις προσκλήσεις σε σύσκεψη και εργασία καθώς και τα μηνύματα με κουμπιά εκλογής, έτσι ώστε αυτά τα στοιχεία να αποστέλλονται ανέπαφα μέσω του Internet σε άλλους χρήστες του Outlook, ανεξάρτητα από την προεπιλεγμένη μορφή που έχετε καθορίσει.
Αλλαγή των μορφών μηνυμάτων
Στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν είναι απαραίτητο να αλλάξετε τη μορφή του μηνύματος. Όταν στέλνετε μήνυμα HTML σε άλλους χρήστες των οποίων το πρόγραμμα αλληλογραφίας δεν αναγνωρίζει τη μορφή HTML, στο δικό τους πρόγραμμα αλληλογραφίας εμφανίζεται μια εκδοχή απλού κειμένου του κυρίως κειμένου του μηνύματος.
Οταν στέλνετε ένα μήνυμα σε μορφή RTF σε έναν παραλήπτη μέσω του Internet, το Outlook από προεπιλογή το μετατρέπει σε μορφή HTML. Έτσι διατηρείται η μορφοποίηση του μηνύματος. Μπορείτε, αντίθετα, να επιλέξετε τη χρήση μορφής απλού κειμένου ή μορφής RTF για τα μηνύματα μέσω Internet, αλλά οι χρήστες δεν θα έχουν τη δυνατότητα να δουν τη μορφοποίηση του μηνύματος και τα συνημμένα ενδέχεται να μην ληφθούν. Εάν το μήνυμα που θα αποσταλεί μέσω Internet είναι μια πρόσκληση σε σύσκεψη ή εργασία, το Outlook αυτόματα το μετατρέπει σε μορφή iCal, μια κοινή μορφή για στοιχεία ημερολογίου μέσω Internet, ώστε να το αναγνωρίζουν και άλλα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Οταν απαντάτε σε ένα μήνυμα, το Outlook διατηρεί τη μορφή του αρχικού μηνύματος. Ωστόσο, εάν ενεργοποιήσετε την επιλογή Ανάγνωση όλης της βασικής αλληλογραφίας σε απλό κείμενο, το Outlook χρησιμοποιεί τη μορφή στην οποία εμφανίζεται το μήνυμα. Όταν είναι ενεργοποιημένη η επιλογή Ανάγνωση όλης της βασικής αλληλογραφίας σε απλό κείμενο και απαντάτε χωρίς να κάνετε αλλαγές στη μορφή του μηνύματος, το μήνυμα απάντησης θα αποσταλεί σε μορφή απλού κειμένου. Ή μπορείτε να κάνετε κλικ στη γραμμή πληροφοριών και να αλλάξετε τη μορφή του μηνύματος (σε HTML ή εμπλουτισμένο κείμενο) και στη συνέχεια να απαντήσετε. Εάν αλλάξετε τη μορφή του μηνύματος, η απάντηση θα έχει τη νέα μορφή εμφάνισης.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, ίσως να προτιμήσετε τη χρήση άλλης μορφής για ένα συγκεκριμένο μήνυμα. Για παράδειγμα, μπορεί κάποιος να σας στείλει ένα μήνυμα απλού κειμένου, αλλά εσείς να θέλετε να το προωθήσετε ή να απαντήσετε σε αυτό χρησιμοποιώντας τη μορφή HTML και τις δυνατότητες που υποστηρίζονται από αυτήν. Ή ίσως θέλετε να χρησιμοποιείτε πάντα μια συγκεκριμένη μορφή για μια συγκεκριμένη επαφή, για παράδειγμα, εάν στέλνετε συχνά σε μια επαφή μηνύματα με συνδεδεμένα αντικείμενα, τα οποία υποστηρίζει μόνο η μορφή εμπλουτισμένου κειμένου του Outlook. Το Outlook σάς προσφέρει την ευελιξία που απαιτείται σε παρόμοιες περιπτώσεις.
|
|
Αλλαγή της μορφής μηνύματος σε απλό κείμενο, HTML ή Εμπλουτισμένο κείμενο
Μπορείτε να κάνετε ένα από τα εξής:
|
Αλλαγή της προεπιλεγμένης μορφής μηνύματος για όλα τα μηνύματα που δημιουργείτε
Στο μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην εντολή Επιλογές και μετά κάντε κλικ στην καρτέλα Μορφή αλληλογραφίας. Στη λίστα Σύνθεση σε αυτήν τη μορφή μηνύματος, κάντε κλικ στη μορφοποίηση που θέλετε.
Καθορισμός της προεπιλεγμένης μορφής μηνύματος για ένα μήνυμα που δημιουργείτε
Στο κυρίως παράθυρο του Microsoft Outlook, από το μενού Ενέργειες, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Δημιουργία μηνύματος αλληλογραφίας με και στη συνέχεια, κάντε κλικ στη μορφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
Αλλαγή της μορφής ενός μηνύματος που έχετε λάβει ή έχετε ήδη δημιουργήσει κατά την ανάγνωση ενός μηνύματος με μορφή εμπλουτισμένου κειμένου
Με το μήνυμα ανοιχτό, στο μενού Μορφή, κάντε κλικ στη μορφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε (Απλό κείμενο ή HTML).
Σημείωση. Εάν χρησιμοποιήσετε το Word για να διαβάσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μορφή εμπλουτισμένου κειμένου, δεν μπορείτε να αλλάξετε τη μορφή του μηνύματος.
Αλλαγή της μορφής ενός μηνύματος που έχετε λάβει ή έχετε ήδη δημιουργήσει κατά την ανάγνωση ενός μηνύματος με μορφή απλού κειμένου ή HTM
Με το μήνυμα ανοιχτό, στο μενού Επεξεργασία, κάντε κλικ στην εντολή Επεξεργασία μηνύματος. Από το μενού Μορφή, κάντε κλικ στη μορφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε (Απλό κείμενο, HTML ή Εμπλουτισμένο κείμενο).
Σημείωση. Εάν το Word δεν είναι το πρόγραμμα επεξεργασίας του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, μπορείτε να μετατρέψετε το HTML ή το RTF σε απλό κείμενο, καθώς και το απλό κείμενο σε RTF ή HTML. Ωστόσο, δεν μπορείτε να μετατρέψετε HTML σε RTF ή RTF σε HTML.
Αλλαγή της μορφής ενός μηνύματος που έχετε λάβει ή έχετε ήδη δημιουργήσει κατά τη σύνθεση ενός μηνύματος με το Word ως το πρόγραμμα επεξεργασίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας
Με το μήνυμα ανοιχτό, στη γραμμή εργαλείων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε κλικ στη μορφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε από την αναπτυσσόμενη λίστα (Απλό κείμενο, HTML ή Εμπλουτισμένο κείμενο).
Αλλαγή της μορφής ενός μηνύματος που έχετε λάβει ή έχετε ήδη δημιουργήσει κατά τη σύνθεση ενός μηνύματος, σε περίπτωση που το Word δεν είναι το πρόγραμμα επεξεργασίας του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας
Με το μήνυμα ανοιχτό, στο μενού Μορφή, κάντε κλικ στη μορφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε (HTML, Εμπλουτισμένο κείμενο ή Απλό κείμενο).
Σημείωση. Εάν το Word δεν είναι το πρόγραμμα επεξεργασίας του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, μπορείτε να μετατρέψετε το HTML ή το RTF σε απλό κείμενο, καθώς και το απλό κείμενο σε RTF ή HTML. Ωστόσο, δεν μπορείτε να μετατρέψετε HTML σε RTF ή RTF σε HTML.
Αλλαγή της μορφής όλων των μηνυμάτων που αποστέλλονται σε συγκεκριμένο παραλήπτη Internet
Ανοίξτε την κάρτα επαφής για το άτομο. Στο πλαίσιο Ηλεκτρονική διεύθυνση, κάντε διπλό κλικ στην ηλεκτρονική διεύθυνση της επαφής. Στη λίστα Μορφή Internet, επιλέξτε τη μορφή που που θέλετε να χρησιμοποιήσετε με τον συγκεκριμένο παραλήπτη.
Σημείωση. Μπορείτε να αλλάξετε μόνο τη μορφή για όλα τα μηνύματα που αποστέλλονται σε μια επαφή με διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου SMTP. Για πληροφορίες σχετικά με μηνύματα απλού κειμένου, ανατρέξτε στην ενότητα μηνύματα απλού κειμένου.
|
|
|
Προσθήκη φόντου σε μήνυμα
Μπορείτε να κάνετε ένα από τα εξής:
|
Προσθήκη εικόνας φόντου
Αφού ανοίξετε το μήνυμα HTML, κάντε κλικ στο κυρίως κείμενο του μηνύματος. Στο μενού Μορφή, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην εντολή Φόντο και κάντε κλικ στην εντολή Εικόνα. Από προεπιλογή, η λίστα Αρχείο συμπεριλαμβάνει τα επιστολόχαρτα που είναι διαθέσιμα στο Microsoft Outlook.
Στο πλαίσιο Αρχείο, πληκτρολογήστε είτε τη διαδρομή για την εικόνα στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας είτε τη διεύθυνση URL μιας εικόνας στο Internet ή κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση, για να εντοπίσετε μια εικόνα. Εάν η εικόνα δεν είναι αρκετά μεγάλη, ώστε να γεμίσει το κυρίως κείμενο του μηνύματος, θα επαναληφθεί όσες φορές είναι απαραίτητο για να τη γεμίσει.
Σημείωση. Αυτή η διαδικασία λειτουργεί μόνο για μηνύματα σε μορφή HTML. Εάν το πρόγραμμα επεξεργασίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιείτε είναι το Microsoft Word, ανατρέξτε στη Βοήθεια για το Word.
Προσθήκη χρώματος φόντου
Αφού ανοίξετε το μήνυμά σας, κάντε κλικ στο στο κυρίως κείμενο του μηνύματος. Στο μενού Μορφή, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην εντολή Φόντο και κάντε κλικ στην εντολή Χρώμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο χρώμα που θέλετε.
Σημείωση. Αυτή η διαδικασία λειτουργεί μόνο για μηνύματα σε μορφή HTML.
|
|
|
Σήμανση μηνύματος ως ιδιωτικού, προσωπικού ή εμπιστευτικού
|
Στο μήνυμα για το οποίο θέλετε να ορίσετε επίπεδο ασφαλείας, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές. Στο πλαίσιο Βαθμός ασφαλείας, κάντε κλικ στην επιλογή που θέλετε.
Σημείωση. Η σήμανση ενός μηνύματος με μια από αυτές τις ρυθμίσεις είναι ενδεικτική. Οι παραλήπτες μπορούν να κάνουν όποιες ενέργειες θέλουν, όπως προώθηση του μηνύματος σε άλλο άτομο. Εάν θέλετε να αποτρέψετε ορισμένες ενέργειες των παραληπτών σε κάποιο μήνυμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με περιορισμό πρόσβασης.
|
|
|
Αλλαγή του επιπέδου σπουδαιότητας των μηνυμάτων
|
Μπορείτε να ορίσετε το επίπεδο σπουδαιότητας των μηνυμάτων, ώστε οι παραλήπτες μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να μπορούν να βλέπουν τις ενδείξεις στους φακέλους "Εισερχόμενα" πριν να ανοίξουν το στοιχείο. Ο ορισμός του επιπέδου σπουδαιότητας δίνει επίσης τη δυνατότητα στους παραλήπτες μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να ταξινομούν τα μηνύματα σύμφωνα με τη σπουδαιότητά τους. Μάθετε περισσότερα σχετικά με την ταξινόμηση στοιχείων στα "Εισερχόμενα".
Αλλαγή του επιπέδου σπουδαιότητας ενός μηνύματος
Για να προσθέσετε σε ένα μήνυμα σήμανση υψηλής ή χαμηλής σπουδαιότητας, ανοίξτε το μήνυμα. Στη γραμμή εργαλείων, κάντε κλικ στο κουμπί Σπουδαιότητα: Υψηλή  ή Σπουδαιότητα: Χαμηλή  .
Αλλαγή του επιπέδου σπουδαιότητας όλων των μηνυμάτων
Στο μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην εντολή Επιλογές. Στην ενότητα Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στο παράθυρο διαλόγου Προτιμήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάντε κλικ στο κουμπί Πρόσθετες επιλογές. Τέλος, στην ενότητα Κατά την αποστολή ενός μηνύματος, κάντε κλικ στην επιλογή Υψηλή ή Χαμηλή της λίστας Σπουδαιότητα.
|
|
|
Προσθήκη εικόνας σε ένα μήνυμα
Κάντε ένα από τα παρακάτω ανάλογα με τον τύπο του μηνύματος με τον οποίο εργάζεσθε
|
Μήνυμα HTML
Με το μήνυμα ανοικτό, στο μενού Εισαγωγή, κάντε κλικ στην εντολή Εικόνα. Στο πλαίσιο Προέλευση εικόνας, πληκτρολογήστε τη διαδρομή για μια εικόνα στο σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση URL μιας εικόνας στο Internet ή κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να εντοπίσετε μια εικόνα. Τέλος, ορίστε οποιεσδήποτε επιλογές θέλετε.
Μήνυμα RTF ή άλλο στοιχείο του Microsoft Outlook
Οι παρακάτω διαδικασίες εφαρμόζονται σε μια πληθώρα αντικειμένων, συμπεριλαμβανομένων και εικόνων. Χρησιμοποιήστε ένα συνδεδεμένο αντικείμενο ή ένα ενσωματωμένο αντικείμενο για να προσθέσετε όλο ή μέρος ενός αρχείου που δημιουργήθηκε σε ένα πρόγραμμα του Microsoft Office ή σε οποιοδήποτε πρόγραμμα που υποστηρίζει συνδεδεμένα και ενσωματωμένα αντικείμενα σε ένα στοιχείο.
Δημιουργία νέου ενσωματωμένου αντικειμένου
Κάντε κλικ στο στοιχείο, εκεί που θέλετε να τοποθετήσετε το ενσωματωμένο αντικείμενο. Στο μενού Εισαγωγή, κάντε κλικ στην εντολή Αντικείμενο. Κάντε κλικ στην εντολή Δημιουργία νέου.
Στο πλαίσιο Τύπος αντικειμένου, κάντε κλικ στον τύπο αντικειμένου που θέλετε να δημιουργήσετε. Για να εμφανίσετε το ενσωματωμένο αντικείμενο ως εικονίδιο, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση ως εικονίδιο.
Σημείωση. Μόνο τα προγράμματα που είναι εγκαταστημένα στον υπολογιστή σας και υποστηρίζουν συνδεδεμένα και ενσωματωμένα αντικείμενα εμφανίζονται στο πλαίσιο Τύπος αντικειμένου.
Δημιουργία συνδεδεμένου αντικειμένου ή ενσωματωμένου αντικειμένου από ένα τμήμα υπάρχοντος αρχείου
Ανοίξτε το στοιχείο που περιέχει τις πληροφορίες από τις οποίες θέλετε να δημιουργήσετε ένα συνδεδεμένο αντικείμενο ή ένα ενσωματωμένο αντικείμενο και στη συνέχεια επιλέξτε τις πληροφορίες.
Στη Βασική γραμμή εργαλείων, κάντε κλικ στο εικονίδιο Αντιγραφή  ή Αποκοπή  . Μεταβείτε στο στοιχείο μέσα στο οποίο θέλετε να τοποθετήσετε τις πληροφορίες και στη συνέχεια κάντε κλικ στο σημείο όπου θέλετε να εμφανιστούν οι πληροφορίες. Στο μενού Επεξεργασία, κάντε κλικ στην εντολή Ειδική επικόλληση.
Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα συνδεδεμένο αντικείμενο, κάντε κλικ στην εντολή Επικόλληση σύνδεσης.
Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα ενσωματωμένο αντικείμενο, κάντε κλικ στην επιλογή Επικόλληση. Στο πλαίσιο Ως, κάντε κλικ στην καταχώριση με τη μορφή αρχείου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
Δημιουργία συνδεδεμένου αντικειμένου ή ενσωματωμένου αντικειμένου από ολόκληρο υπάρχον αρχείο
Κάντε κλικ στο στοιχείο, εκεί που θέλετε να τοποθετήσετε το συνδεδεμένο αντικείμενο ή το ενσωματωμένο αντικείμενο. Στο μενού Εισαγωγή, κάντε κλικ στην εντολή Αντικείμενο. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Δημιουργία από αρχείο. Στο πλαίσιο Αρχείο, πληκτρολογήστε το όνομα του αρχείου από το οποίο θέλετε να δημιουργήσετε ένα συνδεδεμένο αντικείμενο ή ένα ενσωματωμένο αντικείμενο ή κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση, για να επιλέξετε από μια λίστα.
Για να δημιουργήσετε ένα συνδεδεμένο αντικείμενο, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Σύνδεση. Εάν δεν επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Σύνδεση, δημιουργείται ένα ενσωματωμένο αντικείμενο. Για να εμφανίσετε το συνδεδεμένο αντικείμενο ή το ενσωματωμένο αντικείμενο ως εικονίδιο - για παράδειγμα, εάν άλλα άτομα πρόκειται να προβάλουν το αρχείο ενώ είναι συνδεδεμένα - ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση ως εικονίδιο.
Σημειώσεις
Εάν θέλετε να στείλετε ένα αντικείμενο σε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρόσκληση σε σύσκεψη ή εργασία και θέλετε οι αποδέκτες να είναι σε θέση να το επεξεργαστούν, πρέπει να αποθηκεύσετε το αρχείο προέλευσης σε ένα διακομιστή.
Εάν δημιουργήσετε ένα συνδεδεμένο αντικείμενο από ένα αρχείο του Microsoft Office και θέλετε να μπορούν και άλλοι να επεξεργαστούν το συνδεδεμένο ή ενσωματωμένο αντικείμενο, το αρχείο προέλευσης πρέπει να είναι αποθηκευμένο σε διακομιστή δικτύου, οι παραλήπτες του μηνύματος πρέπει να έχουν πρόσβαση στο κοινόχρηστο τμήμα του δικτύου όπου είναι αποθηκευμένο το αρχείο, το δίκτυό σας πρέπει να υποστηρίζει διευθύνσεις UNC και θα πρέπει να πληκτρολογήσετε στο πλαίσιο Αρχείο τη διεύθυνση UNC για το κοινόχρηστο τμήμα του δικτύου όπου βρίσκεται το αρχείο. Για παράδειγμα, σε ένα μήνυμα κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου, στη συνέχεια, στο μενού Εισαγωγή, κάντε κλικ στην εντολή Αντικείμενο. Στη συνέχεια κάντε κλικ στην καρτέλα Δημιουργία από αρχείο και πληκτρολογήστε στο πλαίσιο Αρχείο τη διαδρομή για το αρχείο, όπως \\Υπολογιστικά φύλλα δεδομένων\Αρχείο τύπου.xls
|
|
|
Προσθήκη υπενθύμισης σε μήνυμα ή επαφή
|
Στο μήνυμα ή την επαφή, κάντε κλικ στο κουμπί Παρακολούθηση θέματος  . Στη λίστα Σημαία, επιλέξτε το κείμενο που θέλετε, ή πληκτρολογήστε το δικό σας. Στη λίστα Χρώμα σημαίας, επιλέξτε το χρώμα σημαίας που θέλετε.
Σημείωση. Η επιλογή Χρώμα σημαίας δεν είναι διαθέσιμη για τις επαφές.
Τέλος, στο πλαίσιο Προθεσμία, επιλέξτε ημερομηνία και ώρα.
Συμβουλή Για να εμφανίσετε γρήγορα το παράθυρο διαλόγου Σημαία υπενθύμισης χωρίς να ανοίξετε το μήνυμα, επιλέξτε το μήνυμα και στη συνέχεια πιέστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+SHIFT+G.
|
|
|
Αλλαγή του τρόπου αυτόματης αποθήκευσης των μηνυμάτων
Στο κύριο παράθυρο του Microsoft Outlook, από το μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην εντολή Επιλογές. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στο κουμπί Πρόσθετες επιλογές.
Μπορείτε να κάνετε ένα ή περισσότερα από τα εξής:
|
Αλλαγή της συχνότητας αυτόματης αποθήκευσης των ημιτελών μηνυμάτων
Στην περίπτωση αυτή, στο πλαίσιο Αυτόματη Αποθήκευση των μη απεσταλμένων κάθε, πληκτρολογήστε έναν αριθμό.
Αλλαγή του φακέλου στον οποίο αποθηκεύονται αυτόματα τα μηνύματα
Στην περίπτωση αυτή, στη λίστα Αποθήκευση μη απεσταλμένων στοιχείων στο φάκελο, κάντε κλικ σε ένα φάκελο.
Αποθήκευση απαντήσεων με το αρχικό μήνυμα
Στην περίπτωση αυτή, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση και των απαντήσεων σε φακέλους εκτός του φακέλου "Εισερχόμενα".
Αποθήκευση αντιγράφου των μηνυμάτων που έχουν προωθηθεί
Στην περίπτωση αυτή, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση προωθημένων μηνυμάτων.
|
|
|
Απόκρυψη αρχικού μηνύματος σε απάντηση
|
Από προεπιλογή, στην απάντηση σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το αρχικό κείμενο του μηνύματος συμπεριλαμβάνεται στο σώμα του μηνύματος. Μπορείτε να απενεργοποιήσετε αυτή τη δυνατότητα, ώστε να μην συμπεριλαμβάνεται τίποτα από το αρχικό μήνυμα.
Στο κυρίως παράθυρο του Microsoft Outlook, από το μενού Εργαλεία κάντε κλικ στην εντολή Επιλογές. Επιλέξτε την καρτέλα Προτιμήσεις και κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στην περιοχή Σε απαντήσεις και προωθήσεις, στο πλαίσιο Κατά την απάντηση σε μήνυμα, κάντε κλικ στην επιλογή Οχι συμπερίληψη αρχικού μηνύματος.
|
|
|
Διαχείριση προσχέδιων μηνυμάτων
|
Από προεπιλογή, το Microsoft Outlook επιχειρεί αυτόματα την αποθήκευση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δημιουργείτε αλλά δεν στέλνετε. Μπορείτε να επιστρέψετε αργότερα στο Outlook και να βρείτε να μηνύματα που δεν έχουν σταλεί στο φάκελο Προσχέδια.
Για να απενεργοποιηθεί η αυτόματη αποθήκευση μη απεσταλμένων μηνυμάτων στο φάκελο Προσχέδια, από το μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην εντολή Επιλογές και έπειτα κλικ στο κουμπί Επιλογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τέλος, καταργήστε το σημάδι επιλογής από το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη αποθήκευση μη απεσταλμένων μηνυμάτων.
|
|
|
Αντιμετώπιση προβλημάτων της εμφάνισης των μηνυμάτων
|
Δεν μπορείτε να αλλάξετε τον τρόπο εμφάνισης του κειμένου σας.
Όταν συνθέτετε ένα μήνυμα σε μορφή απλού κειμένου, δεν μπορείτε να προσθέσετε μορφοποίηση. Εάν θέλετε να μορφοποιήσετε το κείμενό σας, χρησιμοποιήστε μορφή HTML ή μορφή εμπλουτισμένου κειμένου.
Ορισμένα θέματα σε Word δεν εμφανίζονται στη λίστα διαθέσιμων επιστολόχαρτων στο Outlook.
Τα θέματα του Microsoft Word συμπεριλαμβάνουν τους ίδιους τύπους επιστολόχαρτων που είναι διαθέσιμοι στο Microsoft Outlook. Ωστόσο, το Word προσφέρει πρόσθετα θέματα τα οποία δεν συμπεριλαμβάνει το Outlook. Για να εργασθείτε με ένα από αυτά τα πρόσθετα θέματα, πρέπει να το κάνετε μέσα από ένα μήνυμα το οποίο επεξεργάζεστε με Word ως το πρόγραμμα επεξεργασίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Θέλετε οι απαντήσεις σας σε μηνύματα απλού κειμένου να περιέχουν μορφοποίηση
Από προεπιλογή, όταν απαντάτε σε ένα μήνυμα στο Outlook, η απάντησή σας έχει την ίδια μορφή μηνύματος με το αρχικό μήνυμα. Ωστόσο, μπορείτε να αλλάξετε τη μορφή του μηνύματος απάντησής σας.
Με το μήνυμα ανοιχτό, από το μενού Μορφή, κάντε κλικ στη μορφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε (HTML ή Εμπλουτισμένο κείμενο).
Οταν επεξεργάζεστε ένα μήνυμα HTML, οι αλλαγές δεν αποθηκεύονται στο αρχικό μήνυμα
Αν το μήνυμα που λάβατε δημιουργήθηκε σε Microsoft Excel, για παράδειγμα, δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε τις αλλαγές στο αρχικό μήνυμα. Πρέπει να επεξεργασθείτε το μήνυμα σε Excel και να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σε ξεχωριστό αρχείο.
Λάβατε ένα μήνυμα σε διαφορετική γλώσσα και οι χαρακτήρες δεν εμφανίζονται σωστά
Στην περίπτωση που όλοι οι χαρακτήρες των μηνυμάτων είναι μη αναγνώσιμοι. Ο αποστολέας χρησιμοποίησε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το οποίο δεν επισήμανε το μήνυμα με κωδικοποίηση γλώσσας (σύνολο χαρακτήρων). Για να διορθώσετε το κείμενο στο κυρίως κείμενο του μηνύματος (όχι στην κεφαλίδα) έτσι ώστε να εμφανίζει τους σωστούς χαρακτήρες, καθορίστε την κωδικοποίηση που πρέπει να χρησιμοποιήσει το Outlook. (Η παρακάτω διαδικασία εφαρμόζεται μόνο σε μηνύματα μορφής HTML ή απλού κειμένου.)
Ανοίξτε το μήνυμα που θέλετε να διαβάσετε. Στο μενού Προβολή, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Κωδικοποίηση και έπειτα κάντε κλικ στην κωδικοποίηση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Μόλις εφαρμόσετε τη σωστή κωδικοποίηση και τελειώσετε την ανάγνωση του μηνύματος, κλείστε το μήνυμα και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Ναι για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
Στην περίπτωση που το μήνυμα περιέχει πλαίσια στα σημεία όπου έπρεπε να υπάρχουν χαρακτήρες. Το μήνυμα είναι σε μια γλώσσα που αυτήν τη στιγμή δεν υποστηρίζεται από το σύστημά σας. Εάν θέλετε να διαβάσετε αυτό το μήνυμα καθώς και άλλα της ίδιας γλώσσας που θα λάβετε στο μέλλον, προσθέστε υποστήριξη για τη συγκεκριμένη γλώσσα χρησιμοποιώντας τα στοιχεία Τοπικές ρυθμίσεις και ρυθμίσεις γλώσσας (Windows XP) ή Τοπικές ρυθμίσεις (Windows 2000) του Πίνακα Ελέγχου.
Εάν το μήνυμα εξακολουθεί να περιέχει πλαίσια, αλλάξτε τη γραμματοσειρά σε μια πιο κατάλληλη.
Το κείμενο που πληκτρολογώ εμφανίζεται μπλε και υπογραμμισμένο
Ισως πληκτρολογήσατε τα πρώτα γράμματα μιας διεύθυνσης Internet (ή ενός πρωτοκόλλου Internet). Όταν αυτό που πληκτρολογείτε στο κυρίως κείμενο ενός μηνύματος μοιάζει με πρωτόκολλο του Internet, το Outlook δημιουργεί για σας μια υπερ-σύνδεση από το κείμενο, έτσι ώστε οι παραλήπτες του μηνύματος να μπορούν να μεταβούν γρήγορα στον προορισμό της υπερ-σύνδεσης αυτής. (Οι παραλήπτες του μηνύματος πρέπει να έχουν ένα πρόγραμμα ανάγνωσης ιστοσελίδων Internet (όπως ο Microsoft Internet Explorer), το οποίο να υποστηρίζει το πρωτόκολλο που είναι εγκατεστημένο στους υπολογιστές τους.)
Ορισμένα μηνύματα εμφανίζονται γκρι με μια διακριτή διαγραφή στο κύριο παράθυρο του Outlook
Οταν ένα μήνυμα λήγει, το κείμενο εμφανίζεται στη λίστα μηνυμάτων σε γκρι χρώμα και με διακριτή διαγραφή. Αν το μήνυμα είναι σε γραμματοκιβώτιο του διακομιστή Microsoft Exchange, το μήνυμα διαγράφεται όταν ο διαχειριστής διαγράφει τα μηνύματα που έχουν λήξει. Μπορείτε να ορίσετε την αυτόματη διαγραφή των μηνυμάτων που έχουν λήξει, όταν κάνετε αρχειοθέτηση.
Χρησιμοποιώ ρυθμίσεις υψηλής αντίθεσης, αλλά είναι δύσκολο να δω το κείμενο σε ορισμένα μηνύματα
Μπορεί να έχετε απενεργοποιήσει την επιλογή η οποία επιτρέπει στο Outlook να εμφανίζει μηνύματα εμπλουτισμένου κειμένου σε πρόχειρη γραμματοσειρά. Με αυτήν την επιλογή μπορείτε να βλέπετε τα μηνύματα χρησιμοποιώντας τις ρυθμίσεις υψηλής αντίθεσης, τις οποίες καθορίσατε στον Πίνακα Ελέγχου (εικονίδιο Επιλογές πρόσβασης, καρτέλα Οθόνη). Για να επαναφέρετε τη δυνατότητα πρόχειρης γραμματοσειράς για όλα τα μηνύματα και να διατηρήσετε τη ρύθμιση υψηλής αντίθεσης, στο μενού Εργαλεία, κάντε κλικ στην εντολή Επιλογές και έπειτα στην καρτέλα Μορφή αλληλογραφίας. Κάντε κλικ στο κουμπί Γραμματοσειρές και έπειτα ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη εμφάνιση εμπλουτισμένου κειμένου σε πρόχειρη γραμματοσειρά όταν γίνεται χρήση αντιθέσεων. Μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε αυτήν τη ρύθμιση για μεμονωμένα μηνύματα εμπλουτισμένου κειμένου. Με το μήνυμα ανοικτό, από το μενού Προβολή, κάντε κλικ στην εντολή Πρόχειρη γραμματοσειρά.
|
|
|
]
Φιλική Εκτύπωση Σελίδας
