Βιβλιοθήκη & Κέντρο Πληροφόρησης   | Επικοινωνία |
Πανεπιστημίου Θεσσαλίας
Αρχική Σελίδα Βοήθειας > Υπηρεσίες Βιβλιοθήκης  > Υποστήριξη μαθημάτων (Οδηγοί Χρήσης Λογισμικού Οργάνωσης Γραφείου)
Εισαγωγή και μορφοποίηση δεδομένων

 
Η εισαγωγή και η μορφοποίηση των δεδομένων ενός φύλλου του Excel αποτελούν συνήθως τις πιο χρονοβόρες διαδικασίες. Αν η εισαγωγή όλων των στοιχείων είναι απαραίτητη για αυτονόητους λόγους, η μορφοποίησή τους αποδεικνύεται εξίσου σημαντική, καθώς μας επιτρέπει να κάνουμε το φύλλο μας πολύ πιο ευανάγνωστο και πρακτικό. Δεν είναι τυχαίο άλλωστε ότι το Excel παρέχει ένα σωρό τρόπους και εργαλεία γι' αυτόν το σκοπό.
 
Περιεχόμενα Οδηγού Excel  Εικονίδιο μετάβασης σε άλλη ιστοσελίδα   ]
Δείγμα οθόνης - εισαγωγή δεδομένων

 
Αρχικά όταν εισάγουμε δεδομένα, αυτά εμφανίζονται όπως φαίνεται στην εικόνα. Δεν είναι ιδιαίτερα ευανάγνωστα και η εμφάνιση του φύλλου υπολείπεται.
 
Δείγμα οθόνης - μορφοποίηση φύλλου εργασίας

 
Μερικές απλές αλλαγές είναι ικανές να αλλάξουν εντελώς την εμφάνιση και την ευχρηστία ενός φύλλου εργασίας.
 
Να διευκρινίσουμε εξαρχής ότι οι δυνατότητες μορφοποίησης που διατίθενται είναι πάρα πολλές και δεν είναι δυνατόν να αναλυθούν όλες. Θα αναφέρουμε, λοιπόν, τις πιο χρήσιμες για τον τυπικό χρήστη και παράλληλα θα περιγράψουμε τον τρόπο με τον οποίο μπορούν να εφαρμοστούν.
 
Εικονίδιο επιστροφής στην αρχή της σελίδας 
Εισαγωγή δεδομένων στα κελιά
 

 
Ο τρόπος με τον οποίο να εισάγουμε δεδομένα στα κελιά ενός φύλλου είναι πολύ απλός. Αρκεί να επιλέξουμε, είτε με το ποντίκι είτε με τα "βελάκια" του πληκτρολογίου, το κελί το οποίο θέλουμε να συμπληρώσουμε και να πληκτρολογήσουμε τα δεδομένα. Κατά τη διάρκεια της εισαγωγής του κειμένου, αυτό εμφανίζεται τόσο μέσα στο κελί όσο και στη γραμμή των τύπων, στο πάνω μέρος της οθόνης. Ολοκληρώνοντας την πληκτρολόγηση, θα χρειαστεί να πατήσουμε το "Enter", ώστε να καταχωριστεί η τιμή ή ο τύπος που έχουμε εισαγάγει.
 
Δείγμα οθόνης - Εισαγωγή κειμένου σε κελί
Δείγμα οθόνης - Εισαγωγή αριθμητικής τιμής σε κελί

 
Η εισαγωγή αριθμών γίνεται με τον ίδιο ακριβώς τρόπο. Ωστόσο, για την εισαγωγή αριθμών αποδεικνύεται πιο πρακτικό να χρησιμοποιούμε το "αριθμητικό" τμήμα του πληκτρολογίου (έχοντας ενεργοποιήσει πρώτα το Num-Lock).
 
Αν τώρα το κελί διαθέτει ήδη κάποιο περιεχόμενο και εμείς επιθυμούμε να το αλλάξουμε (για παράδειγμα, να προσθέσουμε κάτι), δεν αρκεί να το επιλέξουμε, αλλά θα πρέπει να κάνουμε διπλό κλικ επάνω του. Στη συνέχεια, η επεξεργασία του γίνεται κατά τα γνωστά, ενώ και πάλι θα χρειαστεί να πατήσουμε το "Enter", για να ενημερώσουμε τον υπολογιστή ότι οι αλλαγές στο συγκεκριμένο κελί ολοκληρώθηκαν.
 
Είναι απαραίτητο να σημειώσουμε ότι υπάρχει μια σημαντική διαφορά όσον αφορά στον τρόπο με τον οποίο εισάγουμε τα δεδομένα στα κελιά, ανάλογα με το εάν αυτά περιέχουν απλά δεδομένα ή κάποιον τύπο. Στην πρώτη περίπτωση, αφού επιλέξουμε το κελί, πληκτρολογούμε απευθείας όπως περιγράψαμε παραπάνω. Στη δεύτερη, όμως, είναι απαραίτητο να προηγηθεί το σύμβολο "ίσον" (=) πριν από οτιδήποτε άλλο. Για τον τρόπο εισαγωγής των τύπων, όμως, καθώς και για τη σύνταξή τους θα μιλήσουμε αναλυτικά στη σχετική ενότητα.
 
Εικονίδιο επιστροφής στην αρχή της σελίδας 
Επιλογή κελιών
 

 
Η επιλογή ενός ή περισσότερων κελιών αποσκοπεί στο να ενημερώσουμε τον υπολογιστή ότι στα συγκεκριμένα κελιά θα εφαρμοστούν οι εντολές που θα δώσουμε ακολούθως. Αν, παραδείγματος χάριν, θελήσουμε να αλλάξουμε χρώμα σε μια στήλη, είναι προφανές ότι πριν δώσουμε την εντολή εισαγωγής χρώματος, θα πρέπει το πρόγραμμα να έχει ενημερωθεί σε ποια κελιά αφορά αυτή η ενέργεια. Αυτό γίνεται επιλέγοντας τη στήλη, προτού εκτελέσουμε την εντολή χρωματισμού.
 
Δείγμα οθόνης - Επιλογή κελιών

 
Τα μικρά λευκά κουτάκια που βλέπετε στη μεγαλύτερη επιφάνεια του περιβάλλοντος εργασίας του Excel του παραπάνω παραδείγματος ονομάζονται κελιά. Κάθε κελί έχει ένα όνομα το οποίο προέρχεται απόΗ επιλογή των κελιών γίνεται όπως ακριβώς γίνεται η επιλογή οποιουδήποτε αντικειμένου των Windows. Σέρνοντας το ποντίκι μπορούμε να επιλέξουμε μια ολόκληρη στήλη ή περιοχή.
 
Η επιλογή κάποιων κελιών δεν χρησιμεύει μόνο σε περιπτώσεις "ομαδικής" μορφοποίησης, αλλά και σε άλλες διαδικασίες, όπως, για παράδειγμα, η αντιγραφή και η επικόλληση, η εξαγωγή αθροισμάτων και μέσων όρων και γενικά όλες οι ενέργειες στις οποίες συμμετέχουν περισσότερα από ένα κελιά.
 
Η επιλογή ενός και μόνο κελιού πραγματοποιείται απλά κάνοντας κλικ επάνω του με το ποντίκι. Εάν επιθυμούμε να "μαρκάρουμε" μια ομάδα γειτονικών κελιών (δηλαδή μια περιοχή του φύλλου), θα πρέπει να επιλέξουμε το πρώτο με το ποντίκι και, κρατώντας το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού πατημένο, να το σύρουμε μέχρι το τελευταίο κελί της επιλογής μας. Πολλές φορές, όμως, χρειάζεται να μαρκάρουμε ταυτόχρονα πολλές μη γειτονικές ομάδες κελιών. Σε αυτή την περίπτωση, επιλέγουμε την πρώτη ομάδα με το γνωστό τρόπο και όταν αρχίζουμε να μαρκάρουμε την επόμενη (δηλαδή όταν πατάμε με το ποντίκι στο πρώτο της κελί), κρατάμε πατημένο το αριστερό πλήκτρο "Ctrl" ("Control") του πληκτρολογίου. Την ίδια μέθοδο εφαρμόζουμε και για την επιλογή των επόμενων ομάδων κελιών.
 
Δείγμα οθόνης - Επιλογή περιοχής φύλλου εργασίας

 
Το Excel μάς επιτρέπει να επιλέξουμε διάφορες περιοχές του φύλλου ταυτόχρονα, αρκεί να πατάμε το αριστερό πλήκτρο "Ctrl" κάθε φορά που αλλάζουμε περιοχή.
 
Ενας ακόμη τρόπος για να επιλέξουμε μια ομάδα κελιών είναι να κάνουμε κλικ στο πρώτο κελί της και, κρατώντας κάτω το αριστερό πλήκτρο "Shift", να πατήσουμε με το ποντίκι στο τελευταίο. Ετσι, όσα κελιά βρίσκονται ενδιάμεσα θα μαρκαριστούν και αυτά.
 
Εάν τώρα θέλουμε να επιλέξουμε όλα τα κελιά μιας στήλης ή μιας γραμμής, αρκεί ένα κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης ή στον αριθμό της γραμμής αντίστοιχα. Κατά τη διαδικασία επιλογής ολόκληρων γραμμών και στηλών, εξακολουθεί να ισχύει το "κόλπο" των πλήκτρων "Ctrl" και "Shift". Ετσι, αν διαλέξουμε, π.χ., ολόκληρη τη στήλη "B" και, κρατώντας το "Ctrl" πατημένο, επιλέξουμε την "D", θα μαρκαριστούν και οι δύο. Αν αντί για "Ctrl" πατήσουμε "Shift", θα επιλεγεί επιπλέον και η "C", η οποία βρίσκεται ανάμεσα. Τέλος, είναι δυνατόν να επιλέξουμε τα κελιά ολόκληρου του φύλλου, κάνοντας κλικ στο ορθογώνιο αριστερά από την επικεφαλίδα της πρώτης στήλης "A".
 
Εικονίδιο επιστροφής στην αρχή της σελίδας 
Διαγραφή δεδομένων

 
Το να διαγράψουμε το περιεχόμενο ενός ή περισσότερων κελιών αποτελεί μια πολύ απλή υπόθεση. Κατ' αρχάς, είναι απαραίτητο να επιλέξουμε τα κελιά αυτά με τον τρόπο που περιγράψαμε προηγουμένως, ώστε ο υπολογιστής να γνωρίζει πού ακριβώς θα εφαρμόσει την εντολή της διαγραφής. Επειτα, αρκεί να κάνουμε δεξί κλικ επάνω σε οποιοδήποτε μαρκαρισμένο κελί και, από το αναδυόμενο μενού, να επιλέξουμε "Διαγραφή". Η ίδια διαδικασία, ωστόσο, μπορεί να γίνει ακόμη γρηγορότερα, πατώντας το πλήκτρο "Delete" του πληκτρολογίου αμέσως μετά την επιλογή των κελιών.
 
Δείγμα οθόνης - Διαγραφή δεδομένων

 
Οπως φαίνεται και στο παραπάνω σχήμα η διαγραφή των στοιχείων ενός κελιού μπορεί να γίνει είτε από τη σχετική επιλογή του μενού, που εμφανίζεται κάνοντας δεξί κλικ επάνω του, είτε απλώς πατώντας το πλήκτρο "Delete".
 
Δείγμα οθόνης - Διαγραφή ομάδας κελιών

 
Η διαγραφή μπορεί να αφορά ακόμη και σε ολόκληρες ομάδες κελιών, αρκεί να τα έχουμε επιλέξει πριν δώσουμε τη σχετική εντολή.
 
Εικονίδιο επιστροφής στην αρχή της σελίδας 
Αντιγραφή δεδομένων

 
Οι διαδικασίες της αντιγραφής και της επικόλλησης των περιεχομένων των κελιών ακολουθούν τους κανόνες που έχουμε ήδη γνωρίσει και αφορούν στο περιβάλλον των Windows γενικότερα. Aρα, αντιγράφοντας ένα κελί ή μια ομάδα κελιών, μεταφέρουμε τα δεδομένα τους στο πρόχειρο, μια προσωρινή περιοχή αποθήκευσης των Windows. Επειτα, έχουμε τη δυνατότητα να τα επικολλήσουμε σε οποιοδήποτε σημείο του φύλλου μας.
 
Δείγμα οθόνης - Αντιγραφή δεδομένων

 
Για να αντιγράψουμε ένα ή περισσότερα κελιά στο πρόχειρο και τα επιλέγουμε. Κατόπιν, κάνουμε δεξί κλικ επάνω σε οποιοδήποτε σημείο της επιλογής μας, και στο μενού που εμφανίζεται πατάμε "Αντιγραφή". Το ίδιο μπορεί να γίνει, χρησιμοποιώντας το συνδυασμό πλήκτρων "Ctrl+C" (δηλαδή να πατήσουμε το πλήκτρο "C", ενώ ήδη κρατάμε το πλήκτρο "Ctrl" πατημένο) ή το αντίστοιχο εικονίδιο της "Βασικής" γραμμής εργαλείων (αυτό με τις δύο μικρές σελίδες).
 
Δείγμα οθόνης - Αντιγραφή ομάδας κελιών

 
Η διαδικασία της επικόλλησης ξεκινά κάνοντας κλικ επάνω στο κελί του φύλλου όπου επιθυμούμε να επικολληθούν τα αντιγραμμένα κελιά. Κατόπιν, πατάμε δεξί κλικ και επιλέγουμε "Επικόλληση" από το αναδυόμενο μενού. Να σημειώσουμε εδώ ότι στην περίπτωση που τα κελιά τα οποία έχουμε αντιγράψει είναι πολλά, η επικόλληση πραγματοποιείται με τέτοιον τρόπο, ώστε το πρώτο (επάνω αριστερό) κελί ολόκληρης της ομάδας που αντιγράψαμε να έλθει στη θέση του κελιού όπου κάνουμε την επικόλληση. Τα υπόλοιπα αντιγραμμένα κελιά επικολλούνται στα αντίστοιχα γειτονικά, κάτω και δεξιά από το πρώτο. Οπως η διαδικασία της αντιγραφής έτσι και αυτή της επικόλλησης μπορεί να γίνει πιο γρήγορα, χρησιμοποιώντας είτε το συνδυασμό πλήκτρων "Ctrl+V" είτε το σχετικό κουμπί της "Βασικής" γραμμής εργαλείων.
 
Το περιεχόμενο ενός κελιού είναι δυνατόν να αντιγραφεί με μια κίνηση σε πολλά άλλα. Για να πραγματοποιηθεί κάτι τέτοιο, χρειάζεται να το αντιγράψουμε στο πρόχειρο και ύστερα να μαρκάρουμε όλα τα κελιά στα οποία θέλουμε να αντιγραφεί αυτό. Στη συνέχεια, αρκεί να δώσουμε την εντολή "Επικόλληση" στο μενού το οποίο εμφανίζεται όταν κάνουμε δεξί κλικ επάνω σε οποιοδήποτε από τα επιλεγμένα κελιά.
 
Κάτι πολύ σημαντικό που πρέπει να σημειώσουμε σχετικά με την αντιγραφή και την επικόλληση είναι ότι αυτές δεν αφορούν μόνο στα απλά δεδομένα των κελιών, αλλά και στους τύπους που ενδεχομένως περιέχουν. Μάλιστα, κατά την αντιγραφή ενός τέτοιου (εξαρτημένου) κελιού σε μια γειτονική περιοχή, ο τύπος ο οποίος ορίζει την τιμή του μεταβάλλεται έτσι, ώστε να τροφοδοτείται από τα αντίστοιχα κελιά της νέας περιοχής.
 
Εκτός από την "απλή" επικόλληση, το Excel μάς δίνει τη δυνατότητα της αντιγραφής κάνοντας χρήση της "Ειδικής επικόλλησης".
 
Δείγμα οθόνης - Επικόλληση

 
Η χρήση της εντολής "Ειδική επικόλληση" μας δίνει διάφορες επιπλέον επιλογές, όπως είναι η μη διατήρηση των τύπων ή της μορφοποίησης που διαθέτουν τα αντιγραμμένα κελιά.
 
Για να πραγματοποιηθεί η "Ειδική επικόλληση", θα πρέπει να επιλέξουμε τη σχετική επιλογή του αναδυόμενου μενού, η οποία βρίσκεται ακριβώς κάτω από αυτήν της "απλής" επικόλλησης. Τότε, εμφανίζεται στην οθόνη μας ένα παράθυρο που μας επιτρέπει να επιλέξουμε ποια από τα στοιχεία τα οποία χαρακτηρίζουν τα αντιγραμμένα κελιά θέλουμε να κρατήσουμε. Αυτά μπορεί να είναι μόνο οι τιμές των κελιών, η μορφή, οι τύποι, οι σημειώσεις τους ή και όλα μαζί. Ετσι αν, για παράδειγμα, αντιγράψουμε κάποια κελιά με στοιχεία που προέρχονται από τύπους, κάνοντας χρήση της ειδικής επικόλλησης με την επιλογή "Τιμές", τα αντιγραμμένα κελιά θα διατηρήσουν μεν τις τιμές τους, αλλά αυτές δεν θα εξάγονται πλέον από τους τύπους -θα είναι σαν να τις έχουμε εισαγάγει εμείς χειροκίνητα.
 
Εικονίδιο επιστροφής στην αρχή της σελίδας 
Μετακίνηση δεδομένων

 
Ολα όσα αναφέραμε σχετικά με την αντιγραφή δεδομένων από ένα σημείο του φύλλου μας σε κάποιο άλλο ισχύουν και για την περίπτωση που επιθυμούμε να τα μετακινήσουμε. Το μόνο που αλλάζει είναι ότι μετά την "Επικόλληση" τα δεδομένα μας δεν παραμένουν στο σημείο από όπου προήλθαν, αλλά διαγράφονται από εκεί. Για το λόγο αυτόν, άλλωστε, η διαδικασία λέγεται "Αποκοπή" και όχι "Αντιγραφή".
 
Η αποκοπή ενός ή περισσότερων κελιών γίνεται με τρόπο ανάλογο με εκείνον που πραγματοποιείται και η αντιγραφή. Η μετακίνηση ενός κελιού ή μιας ομάδας κελιών απαιτεί πρώτα από όλα την επιλογή τους. Η επιλογή τους γίνεται με το ποντίκι ή με κάποιο συνδυασμό των πλήκτρων Ctrl, Shift και βελάκια.
 
Δείγμα οθόνης - Αποκοπή δεδομένων

 
Μόλις επιλέξουμε ένα ή περισσότερα κελιά, κάνουμε δεξί κλικ επάνω σε κάποιο κελί της επιλεγμένης ομάδας. Στο μενού που αναδύεται "πατάμε" στην "Αποκοπή", οπότε τα δεδομένα των μαρκαρισμένων κελιών μεταφέρονται στο πρόχειρο, αφήνοντας όμως τις αρχικές θέσεις τους κενές. Η αποκοπή είναι δυνατόν επίσης να γίνει με το συνδυασμό πλήκτρων "Ctrl+X" ή με τη χρήση του "ψαλιδιού" από τη "Βασική" γραμμή εργαλείων.
 
Η επικόλληση των "Αποκομμένων" κελιών δεν διαφέρει σε τίποτα από αυτήν των "Αντιγραμμένων".
 
Δείγμα οθόνης - Αποκοπή ομάδας κελιών

 
Η διαδικασία της μεταφοράς είναι ίδια με αυτήν της αντιγραφής, με τη διαφορά ότι αντί για "Αντιγραφή" επιλέγουμε "Αποκοπή". Αν στο πρόχειρο έχουμε μεταφέρει περισσότερες από μια ομάδες δεδομένων, το Excel εμφανίζει ένα παράθυρο από όπου καλούμαστε να επιλέξουμε τι ακριβώς θέλουμε να επικολλήσουμε.
 
Είναι φανερό ότι ο συνδυασμός της "Αποκοπής" και της "Επικόλλησης" ισοδυναμεί με τη μετακίνηση (ή τη μεταφορά) των κελιών, καθώς -σε αντίθεση με την περίπτωση της "Αντιγραφής"- τα δεδομένα δεν παραμένουν στις αρχικές τους θέσεις.
 
Εικονίδιο επιστροφής στην αρχή της σελίδας 
Εισαγωγή γραμμών και στηλών

 
Πολλές φορές, ενώ έχουμε ήδη συμπληρώσει αρκετά δεδομένα στο φύλλο μας, παρουσιάζεται η ανάγκη να προσθέσουμε κάποια που δεν είχαμε προβλέψει, σε συγκεκριμένες θέσεις. Για το λόγο αυτόν σε κάθε φύλλο υπάρχει η δυνατότητα να εισαγάγουμε μια νέα γραμμή ή στήλη.
 
Για την εισαγωγή μιας γραμμής σε κάποιο σημείο του φύλλου, χρειάζεται να κάνουμε δεξί κλικ με το ποντίκι στον αριθμό της γραμμής που θέλουμε να βρεθεί κάτω από αυτήν την οποία πρόκειται να προσθέσουμε. Κατόπιν, επιλέγουμε "Εισαγωγή". Με το που θα προστεθεί η κενή γραμμή, θα αποκτήσει τον αριθμό της προηγούμενης, ενώ η αρίθμηση των γραμμών που ακολουθούν θα αυξηθεί κατά ένα. Επόμενο είναι ότι έτσι θα αλλάξουν όνομα και όλα τα κελιά που ανήκουν σε γραμμές κάτω από αυτήν που προσθέσαμε. Αυτό όμως λίγο μας πειράζει, καθώς όλοι οι σχετικοί τύποι του φύλλου μας, που ενδεχομένως περιέχουν αναφορές στα εν λόγω κελιά, θα ενημερωθούν αυτομάτως.
 
Δείγμα οθόνης - Εισαγωγή γραμμής

 
Οπως φαίνεται και στο παραπάνω σχήμα κάνοντας δεξί κλικ στον αριθμό μιας γραμμής, εμφανίζεται το μενού από το οποίο μπορούμε να εισάγουμε μια νέα κενή γραμμή στο φύλλο μας. Αυτή θα εμφανιστεί ακριβώς πάνω από εκείνη την οποία επιλέξαμε.
 
Κατά ακριβώς ανάλογο τρόπο, μπορούμε να προσθέσουμε στήλες στο φύλλο εργασίας. Αρκεί ένα δεξί κλικ επάνω στην επικεφαλίδα (γράμμα) της στήλης, αριστερά της οποίας επιθυμούμε να εισαγάγουμε την καινούρια - και φυσικά η επιλογή "Εισαγωγή". Μόλις προστεθεί η νέα κενή στήλη, θα αποκτήσει το γράμμα της προηγούμενης, ενώ τα γράμματα των στηλών που ακολουθούν θα "μετατοπιστούν" κατά ένα. Και πάλι θα αλλάξουν όνομα όλα τα κελιά τα οποία ανήκουν στις στήλες που βρίσκονται δεξιά εκείνης που προσθέσαμε, όμως όλοι οι τύποι του φύλλου θα ενημερωθούν ανάλογα.
 
Δείγμα οθόνης - Εισαγωγή στήλης

 
Στo παραπάνω σχήμα βλέπουμε ότι με δεξί κλικ στην επικεφαλίδα μιας στήλης, εμφανίζεται το μενού που περιλαμβάνει την εντολή εισαγωγής νέας στήλης. Αυτή προστίθεται αριστερά από εκείνη που έχουμε επιλέξει.
 
Δείγμα οθόνης - Θέση εισαγόμενης στήλης

 
Αν επιλέξετε περισσότερες από μία στήλες, κάντε δεξί κλικ και στη συνέχεια κάντε κλικ στην "Εισαγωγή", για να προστεθούν τόσες κενές στήλες όσες ο αριθμός των επιλεγμένων. Στο παράδειγμά μας θα προστεθούν τρεις κενές στήλες αριστερά από τις επιλεγμένες. Το ίδιο ισχύει και για τις γραμμές.
 
Η διαδικασία διαγραφής των στηλών και των γραμμών ενός φύλλου είναι πολύ απλή. Κάνουμε δεξί κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης ή στον αριθμό της γραμμής που θέλουμε να αφαιρέσουμε, και από το αναδυόμενο μενού επιλέγουμε "Διαγραφή". Εδώ θα πρέπει να τονίσουμε ότι αυτή η διαγραφή δεν αφορά μόνο στα περιεχόμενα των κελιών της στήλης ή της γραμμής, αλλά σε ολόκληρη τη στήλη ή τη γραμμή, οπότε επηρεάζει κατ' επέκταση τη δομή του φύλλου εργασίας. Οι στήλες και οι γραμμές οι οποίες διαγράφονται είτε είναι κενές είτε όχι. Στη δεύτερη περίπτωση, χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή, διότι αν τα δεδομένα τους υπεισέρχονται μέσω τύπων σε άλλα κελιά, θα έχουμε πρόβλημα.
 
Πάντως, όπως κατά τη διαδικασία της εισαγωγής έτσι και κατά τη διαγραφή στηλών και γραμμών, οι υπάρχοντες τύποι του φύλλου αναπροσαρμόζονται στις αλλαγές της ονομασίας των μετατοπιζομένων κελιών. Σημειώστε ότι η διαγραφή είναι δυνατόν να πραγματοποιηθεί σε πολλές στήλες ή γραμμές ταυτόχρονα, αρκεί φυσικά προηγουμένως να τις έχουμε επιλέξει.
 
Εικονίδιο επιστροφής στην αρχή της σελίδας 
Μορφοποίηση κελιών

 
Η μορφοποίηση των κελιών συνήθως δεν είναι απαραίτητη για να να κάνει υπολογισμούς ένα φύλλο. Ωστόσο, αν δεν μορφοποιήσουμε τα κελιά μας και τα δεδομένα που αυτά περιέχουν, δυσκολεύουμε τη ζωή μας. Ενας σχετικά έμπειρος χρήστης του Excel είναι αδύνατον να αντέξει ένα μη μορφοποιημένο φύλλο. Είναι σαν να βλέπει στο Word ένα αρχείο κειμένου (".txt") χωρίς καμιά διαμόρφωση.
 
Δείγμα οθόνης - Επιλογή κελιών προς μορφοποίηση

 
Πριν μορφοποιήσουμε ένα κελί ή μια ομάδα κελιών, θα πρέπει φυσικά να την επιλέξουμε.
 
Η μορφοποίηση στο Excel μπορεί να χωριστεί σε δύο βασικές κατηγορίες: σε αυτήν που αφορά στη μορφή των κελιών και σε αυτήν η οποία έχει να κάνει με τον τρόπο απεικόνισης των δεδομένων που περιέχουν.
 
Ξεκινώντας από την πρώτη, θα πρέπει να πούμε ότι οι δυνατότητες "εικαστικής" παρέμβασης στο φύλλο μας είναι πολύ μεγάλες, ενώ εμφανίζουν και πολλά κοινά σημεία με αυτές του Word. Ο ευκολότερος τρόπος για να μορφοποιήσουμε το φύλλο μας είναι μέσα από τα εργαλεία της γραμμής "Μορφοποίησης", η οποία παρουσιάζεται σε κάθε νέα εγκατάσταση του Excel. Υπάρχει, πάντως, περίπτωση -για λόγους εξοικονόμησης χώρου - να μη φαίνονται όλα τα πλήκτρα της, οπότε για να διακρίνονται θα πρέπει να κάνουμε κλικ επάνω στο μικρό πλήκτρο - βέλος στη δεξιά της άκρη.
 
Παρακάτω θα αναλύσουμε τις επιλογές μορφοποίησης που μας παρέχονται.
 
Αλλαγή γραμματοσειράς
 
Εχουμε τη δυνατότητα να ορίσουμε τον τύπο, καθώς και το μέγεθος των χαρακτήρων που περιέχονται στα κελιά μας. Είναι δυνατόν επίσης να γράψουμε με πλάγια ή έντονη γραφή. Να σημειώσουμε εδώ ότι κάθε κελί μπορεί να διαθέτει τη δική του γραμματοσειρά. Εφόσον όμως θέλουμε να ορίσουμε την ίδια σε μια ομάδα κελιών, θα πρέπει πρώτα να τα μαρκάρουμε και μετά να επιλέξουμε τη γραμματοσειρά. Επίσης, περισσότερες επιλογές σχετικά με τις γραμματοσειρές βρίσκονται στην καρτέλα "Γραμματοσειρά" του παραθύρου μορφοποίησης, το οποίο είναι δυνατόν να εμφανίσουμε με πολλούς τρόπους (ο πιο απλός είναι πατώντας το συνδυασμό πλήκτρων "Ctrl+1").
 
Στοίχιση
 
Τα εικονίδια της στοίχισης στη γραμμή "Μορφοποίησης" είναι τα ίδια με αυτά στην περίπτωση του Word. Επιτρέπουν τη στοίχιση αριστερά, δεξιά και στο κέντρο του κελιού - ή των κελιών, εφόσον η επιλογή μας αφορά σε περισσότερα από ένα. Και πάλι υπάρχει τρόπος εμφάνισης περισσότερων σχετικών επιλογών, πάντα από την αντίστοιχη "καρτέλα" του παραθύρου μορφοποίησης. Μάλιστα, από εκεί μπορούμε να επιτύχουμε τη συγχώνευση των γειτονικών κελιών που έχουμε ήδη μαρκάρει, ώστε το πρόγραμμα να τα χειρίζεται ως ένα. Το ίδιο είναι δυνατόν να επιτευχθεί από το αντίστοιχο πλήκτρο της γραμμής εργαλείων, το οποίο μάλιστα κάνει και αυτόματη στοίχιση του περιεχομένου στο κέντρο.
 
Δείγμα οθόνης - Μορφοποίηση κελιών

 
Οπως φαίνεται στο παραπάνω σχήμα, στην καρτέλα της στοίχισης περιλαμβάνεται η επιλογή της συγχώνευσης των κελιών. Η τελευταία μάς επιτρέπει την ένωση γειτονικών κελιών σε ένα.
 
Περίγραμμα
 
Iσως να φαίνεται ότι τα κελιά διαθέτουν το δικό τους περίγραμμα, αλλά στην ουσία οι γραμμές που βλέπουμε σε ένα φύλλο είναι αυτές του πλέγματος. Υπάρχουν μόνο για τη δική μας διευκόλυνση και έχουμε τη δυνατότητα ανά πάσα στιγμή να τις αφαιρέσουμε, τόσο από την οθόνη μας όσο και από τις σελίδες που θα τυπωθούν. Αντίθετα, το περίγραμμα του κελιού ανήκει στο ίδιο το κελί και αποτελεί χαρακτηριστικό του. Η χρήση περιγραμμάτων βοηθά στο να ξεχωρίζουμε κάποια σημαντικά κελιά από κάποια άλλα και συντελεί κατά πολύ στη βελτίωση της εικόνας του φύλλου μας, ειδικά αν αποκρύψουμε τις γραμμές του πλέγματος. Φυσικά, υπάρχει μια μεγάλη ποικιλία περιγραμμάτων και χρωμάτων, από τα οποία θα επιλέξουμε το κατάλληλο για κάθε περίσταση.
 
Χρώματα
 
Κάθε κελί ή ομάδα κελιών μπορεί να έχει το δικό της χρώμα φόντου (γεμίσματος) και περιεχομένων. Ο πιο εύκολος τρόπος για να αλλαχθούν αυτά τα χρώματα είναι να χρησιμοποιήσουμε τα σχετικά κουμπιά της γραμμής εργαλείων (πατώντας τα εμφανίζεται μια παλέτα με αρκετές επιλογές). Το ίδιο είναι δυνατόν να γίνει επίσης από το παράθυρο μορφοποίησης κελιού (Ctrl+1).
 
Δείγμα οθόνης - Χρώμα γεμίσματος κελιών

 
Στο παραπάνω σχήμα φαίνεται ότι το χρώμα ενός κελιού μπορεί να καθοριστεί από το σχετικό κουμπί της γραμμής εργαλείων και αποτελεί μια ακόμη διάσταση της έννοιας "μορφοποίηση".
 
Αλλαγή μεγέθους κελιών
 
Ανάλογα με το μέγεθος της γραμματοσειράς που χρησιμοποιείται, αλλά και με το πλήθος των χαρακτήρων που τα αποτελούν, τα δεδομένα μας ενδέχεται να μη χωρούν να απεικονιστούν μέσα στα όρια ενός κελιού. Στην περίπτωση αυτή, υπάρχει δυνατότητα να αλλάξουμε το ύψος και το πλάτος των γραμμών και των στηλών του Excel, ώστε τα κελιά που δημιουργούνται από τις τομές τους να αποκτήσουν το επιθυμητό μέγεθος. Αυτό μπορεί να γίνει "σύροντας" με το ποντίκι τις διαχωριστικές γραμμές που βρίσκονται ανάμεσα στους αριθμούς των γραμμών και στις επικεφαλίδες των στηλών, αντίστοιχα. Επίσης, κάνοντας διπλό κλικ επάνω στα ίδια σημεία, οι γραμμές ή οι στήλες αποκτούν αυτόματα την κατάλληλη διάσταση, ώστε να χωρούν ακριβώς τα στοιχεία του πιο "φορτωμένου" κελιού.
 
Μορφοποίηση αριθμών
 
Αυτή αφορά όχι τόσο στην εμφάνιση των κελιών, αλλά στον τρόπο απεικόνισης των περιεχομένων τους. Από τη σχετική καρτέλα του παραθύρου μορφοποίησης επιλέγουμε, για παράδειγμα, πόσα δεκαδικά ψηφία θα διαθέτουν οι αριθμοί που εμφανίζονται μέσα στα κελιά, εάν θα χρησιμοποιείται η τελεία ως διαχωριστικό των χιλιάδων, αν θα ακολουθεί μονάδα μέτρησης, αν θα χρησιμοποιείται διάταξη ημερομηνίας κ.λπ. Οπως όλοι οι τύποι μορφοποίησης, έτσι και αυτός μπορεί να εφαρμοστεί ταυτόχρονα σε πολλά κελιά, αρκεί αυτά να έχουν προηγουμένως επιλεγεί.
 
Δείγμα οθόνης - Μορφοποίηση αριθμών

 
Από την καρτέλα "Αριθμός" ρυθμίζουμε τα σχετικά με την απεικόνιση των κελιών που περιέχουν αριθμούς (αριθμός δεκαδικών ψηφίων, χρήση διαχωριστικού χιλιάδων κ.λπ.).
 
Εικονίδιο επιστροφής στην αρχή της σελίδας 
Εισαγωγή σχολίων

 
Υπάρχουν πολλές περιπτώσεις όπου σε ένα φύλλο εργασίας χρειάζεται να σημειώσουμε κάτι ή να κάνουμε ένα σχόλιο. Επίσης μπορεί η δομή ενός φύλλου εργασίας να είναι τόσο σύνθετη, ώστε να μη γίνεται αντιληπτή η λογική του παρά μόνο από το δημιουργό του. Τότε είναι απαραίτητο να προσθέσουμε κάποιες επεξηγήσεις ή διευκρινήσεις. Για το σκοπό αυτόν, το Excel μάς δίνει τη δυνατότητα να εισαγάγουμε σε κάθε κελί ένα "σχόλιο". Η διαδικασία είναι πολύ απλή. Επιλέγουμε το κελί στο οποίο αφορά το σχόλιο και κάνουμε δεξί κλικ. Από το μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε "Εισαγωγή σχολίου", οπότε δημιουργείται ένα κίτρινο πλαίσιο, όπου μπορούμε να γράψουμε το σχόλιό μας. Τελειώνοντας, πατάμε το πλήκτρο "Esc" ("Escape"), για να κατοχυρωθεί.
 
Δείγμα οθόνης - Εισαγωγή σχολίων

 
Για να εισάγουμε ένα σχόλιο σε κάποιο κελί, θα πρέπει να κάνουμε δεξί κλικ πάνω του και να επιλέξουμε "Εισαγωγή σχολίου", όπως φαίνεται και στο παραπάνω σχήμα. Τα εικονίδια της στοίχισης στη γραμμή "Μορφοποίησης" είναι τα ίδια με αυτά στην περίπτωση του Word. Επιτρέπουν τη στοίχιση αριστερά, δεξιά και στο κέντρο του κελιού - ή των κελιών, εφόσον η επιλογή μας αφορά σε περισσότερα από ένα. Και πάλι υπάρχει τρόπος εμφάνισης περισσότερων σχετικών επιλογών, πάντα από την αντίστοιχη "καρτέλα" του παραθύρου μορφοποίησης. Μάλιστα, από εκεί μπορούμε να επιτύχουμε τη συγχώνευση των γειτονικών κελιών που έχουμε ήδη μαρκάρει, ώστε το πρόγραμμα να τα χειρίζεται ως ένα. Το ίδιο είναι δυνατόν να επιτευχθεί από το αντίστοιχο πλήκτρο της γραμμής εργαλείων, το οποίο μάλιστα κάνει και αυτόματη στοίχιση του περιεχομένου στο κέντρο.
 
Δείγμα οθόνης - Επεξεργασία σχολίου

 
Στο κίτρινο πλαίσιο που εμφανίζεται μπορούμε να γράψουμε συμπληρωματικές και επεξηγηματικές πληροφορίες, οι οποίες ενδεχομένως να χρειαστούν σε εμάς ή σε κάποιους άλλους χρήστες του φύλλου.
 
Κάθε κελί που περιέχει ένα σχόλιο ξεχωρίζει από τη μικρή κόκκινη γωνία που παρουσιάζει επάνω δεξιά. Το πέρασμα του δείκτη του ποντικιού από πάνω του αρκεί για να εμφανιστεί το σχόλιο. Από εκεί και πέρα, με δεξί κλικ παρέχονται οι επιλογές επεξεργασίας ή διαγραφής του σχολίου. Να σημειωθεί ότι ένα σχόλιο δεν επηρεάζει με κανέναν τρόπο τα περιεχόμενα ενός κελιού ή τη σχέση του με τα υπόλοιπα. Προορίζεται για την ενημέρωση των χρηστών του φύλλου και μόνο.
 
Εικονίδιο επιστροφής στην αρχή της σελίδας 
Αναίρεση και επανάληψη

 
Δεδομένου ότι η δημιουργία ενός φύλλου εργασίας αποτελείται από πολλά στάδια και πιθανόν να διαρκέσει ακόμη και μέρες, θα ήταν αδιανόητο να μην μπορεί κανείς να αναιρέσει μια άστοχη ή λανθασμένη ενέργεια. Στο Excel έχουμε τη δυνατότητα να αναιρέσουμε όχι μόνο την τελευταία, αλλά και πολλές προηγούμενες ενέργειες. Αν κάνουμε κάποια λανθασμένη ενέργεια (πληκτρολόγηση, μορφοποίηση, επικόλληση κ.λπ.), για παράδειγμα, αν πληκτρολογήσουμε κατά λάθος κάτι μέσα σε ένα κελί σβήνοντας το περιεχόμενό του, δεν υπάρχει λόγος ανησυχίας. Αρκεί ένα κλικ στο πλήκτρο αναίρεσης της "Βασικής" γραμμής εργαλείων ή ο συνδυασμός πλήκτρων "Ctrl+Z" και όλα θα επανέλθουν στην προηγούμενή τους κατάσταση.
 
Δείγμα οθόνης - Αναίρεση

 
Ο μηχανισμός της αναίρεσης δεν λειτουργεί μόνο σε περιπτώσεις λανθασμένης πληκτρολόγησης, αλλά και σε πολλές άλλες, όπως, για παράδειγμα, σε κάποια μορφοποίηση που δεν επιθυμούμε ή στην αλλαγή ενός διαγράμματος που μας απογοήτευσε. Εξάλλου, η αναίρεση μπορεί να φανεί ιδιαίτερα χρήσιμη για πειραματισμούς με το φύλλο. Τι θα γίνει αν αλλάξουμε ένα ποσοστό; Πώς θα επηρεάσει τα αποτελέσματά μας ο νέος τύπος που εισαγάγαμε; Εχοντας στο πλευρό μας τη δυνατότητα της αναίρεσης, μπορούμε άφοβα να κάνουμε τις αλλαγές μας και να δούμε πώς θα "αντιδράσει" το φύλλο. Αν το αποτέλεσμα δεν μας ικανοποιεί, απλά κάνουμε ένα κλικ στο εικονίδιο της αναίρεσης.
 
Αλλά ακόμα και η ίδια η αναίρεση μπορεί να αναιρεθεί, εάν πατήσουμε το πλήκτρο της "Ακύρωσης αναίρεσης", το οποίο βρίσκεται επίσης στη "Βασική" γραμμή εργαλείων. Με άλλα λόγια, με τα πλήκτρα της αναίρεσης και της ακύρωσής της έχουμε τη δυνατότητα να πηγαίνουμε "μπρος πίσω" στα τελευταία βήματα που ακολουθήσαμε κατά την επεξεργασία του φύλλου εργασίας. Προσοχή όμως, γιατί ορισμένες ενέργειες όπως η αποθήκευση του φύλλου δεν αναιρούνται.
 
Δείγμα οθόνης - Ακύρωση αναίρεσης

 
Το πλήκτρο της ακύρωσης της αναίρεσης μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε συνδυασμό με αυτό της αναίρεσης, επιτρέποντάς μας διάφορους πειραματισμούς, χωρίς ρίσκο.
 
Εικονίδιο επιστροφής στην αρχή της σελίδας 
Εμφάνιση και απόκρυψη πλέγματος

 
Πλέγμα ονομάζεται το σύνολο των οριζόντιων και κατακόρυφων γραμμών οι οποίες καθορίζουν τα κελιά ενός φύλλου εργασίας. Οι πιο πολλοί από εμάς το έχουμε συνδέσει με το φύλλο αυτό καθαυτό, καθώς είναι το πρώτο πράγμα που μας έρχεται στο μυαλό όταν ακούμε τη λέξη Excel. Ωστόσο, οι γραμμές του πλέγματος δεν έχουν πραγματική υπόσταση - υπάρχουν μόνο για τη δική μας διευκόλυνση. Αφαιρώντας τις γραμμές το φύλλο εξακολουθεί να λειτουργεί όπως και πριν, "γνωρίζοντας" πολύ καλά ποιο κελί είναι ποιο. Εμείς όμως μπορεί να μπερδευτούμε.
 
Για το λόγο αυτόν, αν είναι να αφαιρέσουμε τις γραμμές του πλέγματος, το κάνουμε συνήθως αφού ολοκληρώσουμε τη δημιουργία του φύλλου, λίγο πριν από την παρουσίασή του. Η απουσία του πλέγματος μας απαλλάσσει από τη σύγχυση που προκαλούν οι πολλές γραμμές του, αλλά για να είναι το αποτέλεσμα αισθητικά αποδεκτό, θα πρέπει τα κελιά μας να διαθέτουν τα δικά τους περιγράμματα, καθώς σε αντίθετη περίπτωση τα δεδομένα τους φαίνονται εντελώς ξεκρέμαστα.
 
Δείγμα οθόνης - Απόκρυψη πλέγματος

 
Η απόκρυψη του πλέγματος συνιστάται σε περιπτώσεις που το φύλλο περιέχει σχήματα και πάντα αφού έχει ολοκληρωθεί η εισαγωγή των δεδομένων.
 
Φυσικά, οι γραμμές του πλέγματος είναι δυνατόν ανά πάσα στιγμή να επανεμφανιστούν. Η σχετική ρύθμιση εντοπίζεται στην καρτέλα "Προβολή" του παραθύρου που παρουσιάζεται μέσω του μενού "Εργαλεία" και μετά επιλέγοντας "Επιλογές".
 
Δείγμα οθόνης - Προβολή πλέγματος

 
Μέσα από το παράθυρο των επιλογών και συγκεκριμένα από την καρτέλα "Προβολή" μπορούμε να αποκρύψουμε τις γραμμές του πλέγματος του φύλλου, κάνοντάς το πιο εμφανίσιμο. Φυσικά, μόλις παραστεί ανάγκη, μπορούμε να τις επαναφέρουμε.
 
Το πλέγμα μπορεί να αποκρυφτεί και από τις σελίδες που ενδεχομένως θέλουμε να εκτυπώσουμε. Αυτό είναι δυνατόν να το καθορίσουμε από την καρτέλα "Φύλλο" του μενού "Αρχείο" και μετά επιλέγοντας "Διαμόρφωση σελίδας".
 
Εικονίδιο επιστροφής στην αρχή της σελίδας 
Πολλαπλά φύλλα εργασίας

 
Οπως αναφέραμε νωρίτερα, όταν ανοίγουμε ένα νέο αρχείο στο Excel ουσιαστικά ανοίγουμε ένα "Βιβλίο Εργασίας". Αυτό αρχικά περιέχει τρία φύλλα εργασίας, ασχέτως αν εμείς πρόκειται να χρησιμοποιήσουμε μόνο το ένα ή τα δύο από αυτά. Στα διάφορα φύλλα ενός βιβλίου συμπληρώνουμε στοιχεία κατά κανόνα συγγενικά μεταξύ τους, τα οποία για τον άλφα ή βήτα λόγο δεν μας βολεύει να τα έχουμε όλα μαζί στο ίδιο φύλλο.
 
Δείγμα οθόνης - Πολλαπλά φύλλα εργασίας

 
Ενα αρχείο του Excel μπορεί να περιέχει πολλά εξαρτημένα ή ανεξάρτητα μεταξύ τους φύλλα εργασίας. Μπορούμε να χρησιμοποιούμε το δεύτερο φύλλο απλώς ως αντίγραφο, για λόγους ασφαλείας.
 
Μια πολύ σημαντική δυνατότητα των φύλλων που απαρτίζουν ένα βιβλίο εργασίας είναι ότι γίνεται να υπάρξει "συνεργασία" ανάμεσά τους, κάτι που σημαίνει ότι μπορεί το ένα να τροφοδοτεί με δεδομένα το άλλο.
 
Η επιλογή του φύλλου εργασίας που θα εμφανίζεται στην οθόνη (επικαλύπτοντας τα υπόλοιπα) πραγματοποιείται από τις σχετικές ετικέτες, οι οποίες βρίσκονται στο κάτω αριστερό τμήμα της. Μάλιστα, αυτές αναφέρουν και το όνομα κάθε φύλλου ("Φύλλο1", "Φύλλο2", "Φύλλο3", στην περίπτωση του νέου φύλλου). Κάνοντας δεξί κλικ με το ποντίκι επάνω στις ετικέτες, έχουμε τη δυνατότητα είτε να μετονομάσουμε τα φύλλα σε κάτι πιο ειδικό (π.χ., "Φύλλο μετρήσεων") είτε να προσθέσουμε νέα φύλλα είτε, τέλος, να διαγράψουμε κάποιο από αυτά.
 
Δείγμα οθόνης - Μετονομασία φύλλου εργασίας

 
Οπως φαίνεται στο παραπάνω παράδειγμα, κάνοντας δεξί κλικ πάνω στην ετικέτα "Φύλλο2" μας δίνεται η δυνατότητα μετονομασίας, διαγραφής του, αλλά και προσθήκης ενός νέου φύλλου.
 
Δείγμα οθόνης - Φύλλο εργασίας με νέο όνομα

 
Οταν δουλεύουμε με περισσότερα από ένα φύλλα η μετονομασία των φύλλων σε κάτι πιο περιγραφικό είναι απαραίτητη.
 
Εικονίδιο επιστροφής στην αρχή της σελίδας 
Εικονίδιο επιστροφής στην αρχή της σελίδας 
 | Αρχική Σελίδα Βοήθειας |    | Επικοινωνία |   
Εικονίδιο για επιτυχής αξιολόγηση css μέσω css-validator    Εικονίδιο για επιτυχής αξιολόγηση σελίδας μέσω Watchfire WebXACT    Εικονίδιο για επιτυχής αξιολόγηση xhtml code μέσω validator.w3  
http://www.lib.uth.gr/LWS/el/us/hlp/is/07_05_03_07/xls_03.asp
Ημ/νία δημιουργίας: 2007-01-05
Metadata και αξιολόγηση ιστοσελίδας
Εικονίδιο μετάβασης σε: www.espa.gr/ (άνοιγμα σε νέο παράθυρο)   Εικονίδιο μετάβασης σε: www.europa.eu (άνοιγμα σε νέο παράθυρο)   Εικονίδιο μετάβασης σε: www.digitalplan.gov.gr (άνοιγμα σε νέο παράθυρο)    © 1997-2017 | Βιβλιοθήκη & Κέντρο Πληροφόρησης  | Πανεπιστήμιο Θεσσαλίας |
  Εικονίδιο μετάβασης σε νέο παράθυρο φιλικής εκτύπωσης σελίδας Φιλική Εκτύπωση Σελίδας  γραφικό
  Εικονίδιο μετάβασης σε νέο παράθυρο φιλικής εκτύπωσης σελίδας Φιλική Εκτύπωση Σελίδας