|
Οι υπολογισμοί γενικά δεν αποτελούν απλώς μια δυνατότητα του Excel, αλλά την ίδια την ουσία του. Βέβαια, κανείς δεν μας εμποδίζει να το χρησιμοποιήσουμε μόνο για να στοιχίσουμε τα δεδομένα μας σε έναν ευπαρουσίαστο πίνακα.
|
 |
Οι δυνατότητες επεξεργασίας δεδομένων του Excel ξεκινούν από την απλή διαίρεση των περιεχομένων μιας στήλης με κάποιον αριθμό και φτάνουν σε εξαιρετικά περίπλοκες πράξεις, που διαφορετικά μπορεί να απαιτούσαν αρκετά λεπτά για να ολοκληρωθούν.
Η δύναμη του προγράμματος εντοπίζεται στο ότι τα κελιά δεν είναι απλώς κάποιοι χώροι στους οποίους μπορούμε να γράψουμε ό,τι θέλουμε, αλλά μπορούν να αναπροσαρμόζουν δυναμικά το περιεχόμενό τους, ακολουθώντας τους κανόνες που εμείς έχουμε θέσει. Κατά μια έννοια, λοιπόν, η λειτουργία των κελιών ενός φύλλου είναι "προγραμματιζόμενη".
|
 |
Οι λογικές πράξεις εμφανίζονται συχνά στα διάφορα φύλλα του Excel.
Το Excel ένα πολύ φιλικό πακέτο, το οποίο απευθύνεται στους απλούς χρήστες και όχι σε προγραμματιστές. Ο "προγραμματισμός" κάθε κελιού γίνεται πολύ εύκολα, εισάγοντας τον κατάλληλο (περισσότερο ή λιγότερο απλό) τύπο μέσα στο ίδιο το κελί.
|
|
Δημιουργία απλών τύπων
|
Οταν λέμε ότι κάποιο κελί περιέχει έναν απλό τύπο, εννοούμε πως το περιεχόμενό του (η "τιμή" του) δεν καθορίζεται από εμάς άμεσα, δηλαδή δεν την εισάγουμε με τον τρόπο που περιγράψαμε στο προηγούμενο κεφάλαιο. Στην πραγματικότητα, εκείνο που εισάγουμε είναι ο τύπος βάσει του οποίου θα προσδιορίζεται η τιμή του. Για να χρησιμοποιήσουμε έναν οποιονδήποτε τύπο σε κάποιο κελί, κάνουμε κλικ πάνω του και αρχίζουμε να πληκτρολογούμε τον τύπο, ξεκινώντας πάντα με το "ίσον" ( = ).
|
 |
Για να ορίσουμε την τιμή ενός κελιού ως τη διαφορά των τιμών δύο άλλων, δεν έχουμε παρά να πληκτρολογήσουμε σε αυτό το σύμβολο "ίσον" (=), ακολουθούμενο από τη διαφορά των ονομάτων των αντίστοιχων κελιών. Τα κελιά που περιέχουν τύπους εμφανίζουν σε αυτά το αποτέλεσμα (όπως στο κελί C7). Ο τύπος που περιέχει ένα κελί εμφανίζεται μόνο στη γραμμή τύπων.
|
 |
Στο παραπάνω παράδειγμα ο τύπος μετατρέπει τις δραχμές που περιέχονται στο κελί C21 σε ευρώ.
Ας πούμε ότι θέλουμε το κελί Β4 να έχει ως περιεχόμενο το άθροισμα των κελιών Α12 και Ε2. Πρέπει να κάνουμε κλικ πάνω στο B4 και να πληκτρολογήσουμε: =Α12+Ε2. Πατώντας Enter ο τύπος καταχωρίζεται και το κελί Β4 αποκτά την τιμή του. Τον ίδιο τύπο μπορούμε να τον εισαγάγουμε και με τη βοήθεια του ποντικιού. Στην περίπτωση αυτή πληκτρολογούμε πάλι πρώτα το "ίσον" ( = ), αλλά κατόπιν αντί να πληκτρολογήσουμε το όνομα του κάθε κελιού (π.χ. Α12), απλώς κάνουμε κλικ στο Α12 και αυτό προστίθεται στον τύπο αυτόματα. Εάν το κελί που θέλουμε να τροφοδοτήσει τον τύπο μας βρίσκεται σε άλλο φύλλο του ίδιου βιβλίου εργασίας, η διαδικασία είναι παρόμοια: πατάμε το "ίσον", πηγαίνουμε στο άλλο φύλλο, κάνουμε κλικ στο κατάλληλο κελί και επιστρέφουμε στο αρχικό φύλλο.
|
 |
Στο παραπάνω παράδειγμα φαίνεται το άθροισμα των τιμών των κελιών C5 και C6. Το άθροισμα των τιμών κάποιων κελιών είναι από τις πιο απλές και συχνές εφαρμογές των τύπων που διαθέτει το Excel.
Φυσικά, το Excel δεν μας περιορίζει ως προς την πολυπλοκότητα των τύπων: επιτρέπονται η χρήση πολλαπλών παρενθέσεων, όλων των γνωστών πράξεων, η ύψωση σε δύναμη κ.λπ. Μπορεί δηλαδή ένας τύπος να έχει τη μορφή (((Α12+Α13)/2)ˆ3)+Β12*1,18. Ποτέ, όμως, πριν τον εισαγάγουμε στο κελί, δεν πρέπει να ξεχνάμε το "ίσον", γιατί το Excel θα τον θεωρήσει απλό κείμενο και όχι τύπο.
Από τη στιγμή που ένα κελί περιέχει έναν τύπο, αναπροσαρμόζει συνεχώς την τιμή του ανάλογα με τις τιμές των κελιών τα οποία συμμετέχουν στον τύπο του. Ετσι, δεν χρειάζεται καμιά ενέργεια από μέρους μας προκειμένου να "ενημερωθεί" για τις αλλαγές που έγιναν στο φύλλο. Επίσης, σημειώνουμε ότι αν κάνουμε κλικ πάνω σε ένα κελί που περιέχει τύπο, εμφανίζεται η τιμή του (η οποία προσδιορίζεται από αυτόν), ενώ στη γραμμή των τύπων εμφανίζεται ο τύπος, τον οποίο μπορούμε και να επεξεργαστούμε.
Εάν ο τύπος μας έχει κάποιο σφάλμα, τότε είτε εμφανίζεται μέσα στο κελί η λέξη "#ONOMA?", εφόσον το Excel δεν μπορεί να τον αναγνωρίσει, είτε η λέξη "#ΤΙΜΗ!", εάν κάποιος παράγοντας του τύπου έχει λανθασμένη μορφή. Σε κάθε περίπτωση, πατώντας το εικονίδιο με το κίτρινο θαυμαστικό που εμφανίζεται δίπλα, μπορούμε να πάρουμε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το συγκεκριμένο λάθος.
|
|
|
Συναρτήσεις
|
Εκτός από τους απλούς τύπους που μπορεί να δεχτεί ένα κελί για να εξαγάγει την τιμή του, είναι δυνατόν να χρησιμοποιήσουμε και συναρτήσεις. Σε αυτό τον τομέα το Excel προσφέρει πολύ μεγάλη ποικιλία, ξεκινώντας από τις λογικές και τις στατιστικές συναρτήσεις και φτάνοντας μέχρι τις οικονομικές. Εμείς θα αναφέρουμε κάποιες που τις θεωρούμε χρήσιμες για τον καθένα.
|
 |
Οι λογικές συναρτήσεις φαίνονται αρχικά να χρησιμοποιούν παράξενη σύνταξη, αλλά στην πραγματικότητα είναι πολύ εύκολες και χρήσιμες.
|
 |
Μέσω συναρτήσεων μπορούμε να ορίσουμε τόσο την αριθμητική τιμή ενός κελιού όσο και το περιεχόμενό του γενικότερα. Για παράδειγμα, μπορούμε να κάνουμε ένα κελί να εμφανίζει κάποιο μήνυμα, εφόσον πληρούνται ορισμένες συνθήκες. Στην παραπάνω εικόνα ο τύπος του κελιού C23 εμφανίζει τη λέξη "Απόθεμα" ή "Ελλειμμα", συγκρίνοντας τα σύνολα εσόδων και εξόδων.
Ο πλέον εύκολος και γρήγορος τρόπος για να εισαγάγουμε μια συνάρτηση σε κάποιο κελί είναι να το επιλέξουμε και να πατήσουμε το εικονίδιο "fx" που βρίσκεται αριστερά από τη γραμμή των τύπων. Το σύμβολο "ίσον" εισάγεται στο κελί αυτόματα, ενώ ταυτόχρονα ανοίγει το παράθυρο εισαγωγής συνάρτησης.
|
 |
Για τις αμέτρητες έτοιμες συναρτήσεις που διαθέτει το Excel, παρέχεται η σχετική βοήθεια, η οποία περιλαμβάνει τη σύνταξή τους, παραδείγματα και παρατηρήσεις.
Από το παράθυρο εισαγωγής συνάρτησης μπορούμε να ορίσουμε την κατηγορία στην οποία ανήκει η συνάρτηση που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε. Αφού καθορίσουμε την κατηγορία (π.χ., μαθηματικές και τριγωνομετρικές, στατιστικές, λογικές, οικονομικές κ.λπ.), παρουσιάζονται οι ανάλογες συναρτήσεις, ενώ έχουμε πάντα τη δυνατότητα να διαβάσουμε αρκετές πληροφορίες σχετικά με τη λειτουργία και τη σύνταξη καθεμίας.
Κάνοντας κλικ σε μια συνάρτηση, εμφανίζεται ένα νέο παράθυρο. Εκεί αφενός βλέπουμε μια σύντομη περιγραφή της λειτουργίας της συνάρτησης και αφετέρου έχουμε τη δυνατότητα να εισαγάγουμε τα σχετικά ορίσματα και να δούμε πώς αυτή "συμπεριφέρεται". Κατόπιν, πατάμε το πλήκτρο "OK", οπότε η συνάρτηση μεταφέρεται στο κελί. Πάντως, τις απλές συναρτήσεις μπορούμε να τις εισαγάγουμε και μόνοι μας κατευθείαν στο κελί, χωρίς να χρειάζεται να χρησιμοποιήσουμε το πλήκτρο "fx".
Παρακάτω θα εξετάσουμε κάποιες βασικές συναρτήσεις που συναντάμε συχνά.
SUM (άθροισμα)
Η συνάρτηση SUM μάς επιστρέφει το άθροισμα των κελιών που θα ορίσουμε. Η σύνταξή της είναι SUM(κελί1;κελί2;κελί3;.), δηλαδή μέσα στην παρένθεση έχουμε τα ονόματα των σχετικών κελιών, τα οποία διαχωρίζονται από ελληνικό ερωτηματικό (";"). Αν τα κελιά είναι συνεχόμενα, η εντολή μπορεί να συντομευτεί σε μεγάλο βαθμό, αφού παίρνει τη μορφή SUM(πρώτο κελί:τελευταίο κελί). Ετσι, η συνάρτηση SUM(B2:B25) δίνει το άθροισμα των κελιών από το Β2 μέχρι και το Β25 - τα οποία εξυπακούεται ότι πρέπει να περιέχουν αριθμούς και όχι κείμενο. Η συνάρτηση SUM μπορεί να κληθεί και από το πλήκτρο με το σύμβολο "Σ" από τη "Βασική" γραμμή εργαλείων.
Average (μέσος όρος)
Η συγκεκριμένη συνάρτηση συντάσσεται όπως ακριβώς η προηγούμενη, αλλά αντί για το άθροισμα των κελιών που συμμετέχουν, επιστρέφει το μέσο όρο τους.
MIN (ελάχιστο), MAX (μέγιστο)
Και αυτές οι συναρτήσεις συντάσσονται όπως η SUM, αλλά επιστρέφουν την ελάχιστη ή τη μέγιστη τιμή αντίστοιχα από αυτές των κελιών που συμμετέχουν.
IF (αν)
Στη συνάρτηση IF εισάγουμε μια συνθήκη και κατόπιν δίνουμε τις τιμές που θα πάρει το κελί, ανάλογα με τον εάν αυτή ικανοποιείται ή όχι. Η σύνταξή της είναι IF(συνθήκη;τιμή εάν ικανοποιείται;τιμή εάν δεν ικανοποιείται). Για παράδειγμα η "εντολή" IF(AB10>AB11;2;1) δίνει στο κελί στο οποίο εισάγεται την τιμή 2, στην περίπτωση που το αριθμητικό περιεχόμενο του κελιού ΑΒ10 είναι μεγαλύτερο από αυτό του ΑΒ11, και την τιμή 1 σε κάθε άλλη περίπτωση. Εάν η συνθήκη δεν είναι αριθμητική αλλά αλφαριθμητική, πρέπει να χρησιμοποιούνται τα εισαγωγικά. Για παράδειγμα, η εντολή IF(J12="Hello";1;0) δίνει στο κελί στο οποίο εισάγεται την τιμή 1, εάν το κελί J12 περιέχει το κείμενο "Hello", και την τιμή 0 σε διαφορετική περίπτωση. Αντίθετα, η IF(J12=Hello;1;0) χωρίς τα εισαγωγικά, δεν είναι αποδεκτή.
AND (και)
Δέχεται μια σειρά από συνθήκες, ακολουθώντας τη σύνταξη της SUM και αποδίδει την τιμή TRUE (αληθής) μόνο εφόσον όλες οι συνθήκες πληρούνται ταυτόχρονα. Αλλιώς παίρνει την τιμή FALSE (ψευδής).
OR (ή)
Η σύνταξή της είναι ίδια με της AND, αλλά για να αποκτήσει την τιμή TRUE (αληθής) αρκεί έστω και μία από τις συνθήκες που περιέχει να ικανοποιείται.
|
|
|
|
Αντιγραφή τύπων
|
Ας υποθέσουμε την απλή περίπτωση κατά την οποία έχουμε μια μεγάλη στήλη με τις τιμές κάποιων προϊόντων σε δραχμές. Θέλουμε δίπλα σε αυτή να προσθέσουμε μια δεύτερη, η οποία θα περιέχει τις ίδιες τιμές σε ευρώ. Αν στο κελί που βρίσκεται στα δεξιά αυτού με την τιμή του πρώτου προϊόντος, εισαγάγουμε τον τύπο "D2/340,75" (έστω ότι D2 είναι η τιμή του πρώτου προϊόντος σε δραχμές), αυτό θα μετατρέψει αυτόματα την τιμή σε ευρώ (ουσιαστικά, αυτό που κάνει είναι να διαιρεί το ποσό με τη γνωστή ισοτιμία δραχμής-ευρώ). Με τον τρόπο αυτό, μετατρέψαμε την πρώτη τιμή της λίστας μας σε ευρώ. Την ίδια διαδικασία μπορούμε να κάνουμε και για τα υπόλοιπα προϊόντα, μόνο που κάτι τέτοιο θα ήταν εξαιρετικά χρονοβόρο.
Για τέτοιες περιπτώσεις (και είναι πολλές), χρησιμοποιούμε τη δυνατότητα αντιγραφής των τύπων που περιέχουν τα κελιά. Αυτό γίνεται όπως ακριβώς αντιγράφουμε τα περιεχόμενα των κελιών, με τη γνωστή διαδικασία της αντιγραφής και της επικόλλησης.
|
 |
 |
Αν θέλουμε να έχουμε τον πλήρη έλεγχο κατά την αντιγραφή ενός τύπου, καλό θα ήταν να χρησιμοποιούμε την ειδική επικόλληση.
Oταν αντιγράφουμε ένα κελί που περιέχει τύπο σε κάποιο άλλο σημείο του φύλλου, τότε αντιγράφεται ουσιαστικά ο τύπος.
|
 |
Στο παράθυρο της ειδικής επικόλλησης μας δίνεται η δυνατότητα να μεταφέρουμε τους τύπους των κελιών κατά την επικόλληση, ή να κρατήσουμε μόνο τις τιμές που αυτοί δίνουν.
Για να συνεχίσει να έχει νόημα όμως ο τύπος, δεν παραμένει ο ίδιος, αλλά ενημερώνεται ανάλογα. Ετσι, στο παράδειγμα με τις τιμές που αναφέραμε πιο πάνω, αν αντιγράψουμε τον τύπο "D2/340,75" στο κελί που βρίσκεται από κάτω, αυτός θα μεταβληθεί αυτόματα σε "D3/340,75", παίρνοντας έτσι τιμή σε δραχμές από το κελί το οποίο βρίσκεται από κάτω. Στην περίπτωση του παραδείγματος, το κελί D2 αποτελεί μια "σχετική αναφορά" στον τύπο μας, γι' αυτό και μεταβάλλεται ανάλογα κατά την αντιγραφή του σε διάφορα σημεία του φύλλου. Εάν θέλουμε κάποιο κελί μέσα στον τύπο να αποτελέσει "απόλυτη αναφορά", δηλαδή να παραμένει πάντα το ίδιο, θα πρέπει να προσθέσουμε το σύμβολο "$" πριν από το γράμμα και τον αριθμό του (π.χ., $D$2). Η "απόλυτη αναφορά" μπορεί να ισχύει μόνο για τις γραμμές ή μόνο για τις στήλες, οπότε στο παράδειγμα του κελιού D2 θα γράφαμε αντίστοιχα "D$2" ή "$D2".
Η αντιγραφή ισχύει φυσικά και για περιπτώσεις πολύ πιο σύνθετων τύπων, οι οποίοι μπορεί να περιέχουν ακόμα και συναρτήσεις. Επίσης, είναι δυνατόν να γίνει ομαδικά για πολλά "συνεχόμενα" κελιά: Για το σκοπό αυτό τα επιλέγουμε, με πρώτο αυτό που περιέχει τον τύπο, και ύστερα πατάμε το συνδυασμό πλήκτρων "Ctrl+D".
|
|
|
|
Ταξινόμηση
|
Η ταξινόμηση των δεδομένων ενός φύλλου εργασίας μπορεί να γίνει είτε κατά τον οριζόντιο είτε κατά τον κατακόρυφο άξονα, κατά αύξουσα ή φθίνουσα σειρά. Τα κελιά μπορούν να ταξινομηθούν αλφαβητικά, εφόσον περιέχουν κείμενο, και αριθμητικά, εφόσον περιέχουν νούμερα. Επιπλέον, μπορεί να γίνει ειδική ταξινόμηση, αν, π.χ., τα κελιά περιέχουν τις ημέρες της εβδομάδας. Το αν τα δεδομένα των κελιών προέρχονται από τύπους ή όχι δεν έχει σημασία.
Εστω ότι έχουμε ένα φύλλο με αρκετές στήλες και θέλουμε να ταξινομήσουμε τη στήλη Ε κατά φθίνουσα σειρά. Υπάρχουν δύο τρόποι: ταξινομούμε είτε μόνο τα δεδομένα της στήλης Ε είτε ολόκληρο το φύλλο με βάση τα δεδομένα της στήλης Ε. Η διαφορά είναι ότι στην πρώτη περίπτωση επιλέγουμε μόνο τη συγκεκριμένη στήλη, ενώ στη δεύτερη ολόκληρη της περιοχή του φύλλου που θέλουμε να "ακολουθήσει" την ταξινόμηση.
|
 |
Η ταξινόμηση είναι δυνατόν να πραγματοποιηθεί και για μεμονωμένες ομάδες κελιών. Στην περίπτωση αυτή, μπορεί να χρησιμοποιηθεί το αντίστοιχο πλήκτρο της γραμμής εργαλείων.
Αφού επιλέξουμε το τμήμα του φύλλου που θέλουμε να ταξινομηθεί, δίνουμε τη σχετική εντολή από το μενού "Δεδομένα" επιλέγοντας "Ταξινόμηση". Στο παράθυρο που εμφανίζεται, επιλέγουμε τη στήλη βάσει της οποίας θα γίνει η ταξινόμηση, καθώς και το εάν αυτή θα είναι κατά αύξουσα ή φθίνουσα σειρά.
|
 |
Οπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα, στο παράθυρο της ταξινόμησης επιλέγουμε τη στήλη βάσει των δεδομένων της οποίας θα ταξινομηθεί το φύλλο. Επίσης, ορίζουμε αν αυτή θα γίνει σε αύξουσα ή σε φθίνουσα σειρά.
|
 |
Στο παράδειγμα της παραπάνω εικόνας, στο παράθυρο της ταξινόμησης επιλέγουμε τη στήλη C βάσει των δεδομένων της οποίας επιθυμούμε να ταξινομηθεί το φύλλο. Επίσης, ορίζουμε ότι αυτή θα γίνει σε φθίνουσα σειρά.
|
|
|
|
|
]
Φιλική Εκτύπωση Σελίδας
